Вопрос о стоимости внедрения ЕТД для небольшой компании обычно упирается в отсутствие ответа: подрядчики называют вилку от нескольких десятков тысяч до нескольких миллионов, и обе цифры формально верны — они относятся к разным объёмам работ. Разберём, из чего складывается смета, что для малого бизнеса можно не делать вовсе и где заканчивается разумная экономия.
Из чего состоит смета
Затраты делятся на четыре группы, и для малого бизнеса они распределяются совсем не так, как для крупной компании.
| Группа затрат | Характер | Что определяет величину |
|---|---|---|
| Оператор ЭПД | Регулярные | Количество документов в месяц, модель тарификации |
| Электронные подписи | Разовые и продление | Число подписантов, а не число сотрудников |
| Настройка учётной системы | Разовые | Актуальность релиза и полнота справочников |
| Подготовка данных | Разовые, часто своими силами | Размер номенклатуры и текущее качество заполнения |
Особенность малого бизнеса в том, что первые две группы у него невелики и предсказуемы, а основной риск переплаты сосредоточен в третьей — в объёме доработок, часть которых нередко оказывается ненужной.
Что не нужно делать небольшой компании
- Писать собственную выгрузку формата. Работа с электронными перевозочными документами закрывается сервисом 1С-ЭПД в типовых конфигурациях. Собственная реализация стоит дороже и требует сопровождения при каждом изменении формата — это регулярный расход, а не разовый.
- Покупать отраслевое решение под мультимодальность, если её нет. «1С:Управление транспортировками» оправданно там, где есть маршруты с плечами и перевалкой. Компании, отгружающей продукцию наёмным транспортом, достаточно типовой конфигурации.
- Выпускать квалифицированные подписи на весь штат. Стороны договора подписывают титулы квалифицированной подписью, для водителя предусмотрен более простой сценарий. Подписи нужны ответственным за оформление, а не всем.
- Заказывать интеграцию между системами, если система одна. Значительная часть смет раздувается за счёт интеграционного блока, которого в маленьком ландшафте просто нет.
- Строить сложные маршруты согласования. Если документы оформляют два человека, маршрут согласования им не нужен — нужны роли и права.
На чём экономить нельзя
- Подготовка справочников. Габариты, упаковка и маркировка в номенклатуре — это то, без чего документ не пройдёт. Работа нудная, но её можно и нужно делать своими силами; отдавать её подрядчику дорого и бессмысленно, поскольку данные знает только сама компания.
- Актуальный релиз конфигурации. Поддержка форматов приходит с обновлениями. Попытка остаться на старом релизе оборачивается доработками, которые стоят дороже обновления.
- Второй подписант. Экономия на втором сертификате оборачивается остановкой отгрузок на время отпуска или болезни.
- Тестовый обмен. Провести его с реальным контрагентом дешевле, чем разбирать отказы на боевых отгрузках.
Что влияет на стоимость сильнее всего
Состояние справочников
Главный фактор. Если номенклатура ведётся с весогабаритными характеристиками, проект сводится к настройке. Если характеристик нет и позиций тысячи, основная часть трудозатрат уходит на их сбор — и это не программирование, а работа сотрудников компании.
Версия и степень доработанности конфигурации
Типовая конфигурация на актуальном релизе — минимальный объём работ. Сильно доработанная конфигурация, снятая с поддержки, требует сначала оценки совместимости, и это отдельный этап.
Число ролей в обмене
Компания, выступающая только грузоотправителем, настраивает одну сторону. Компания, которая одновременно перевозчик и экспедитор, — несколько, с разграничением прав и подписей.
Требования контрагентов
Работа с крупной сетью добавляет её собственные требования к составу сведений и срокам подписания. Это отдельный блок работ, о котором стоит спрашивать заранее.
Как получить сопоставимые оценки
Чтобы предложения подрядчиков можно было сравнивать, в запросе стоит указать:
- конфигурацию, её версию и снята ли она с поддержки;
- роли компании в перевозках;
- примерное количество перевозочных документов в месяц;
- есть ли мультимодальные маршруты с перевалкой;
- заполнены ли в номенклатуре весогабаритные характеристики, упаковка и маркировка;
- число сотрудников, которые будут подписывать документы;
- требования ключевых контрагентов, если они известны;
- что компания готова сделать своими силами.
Последний пункт часто сокращает смету заметнее остальных: подготовка данных и обучение персонала вполне выполнимы внутри компании.
Итог
Для малого бизнеса внедрение ЕТД — это в основном настройка и подготовка данных, а не разработка. Регулярные расходы сводятся к тарифу оператора и продлению подписей и предсказуемы. Основной риск переплаты — заказ работ, которых конкретной компании не требуется: собственной выгрузки формата, отраслевого решения без мультимодальности, интеграции при единственной системе. Разумная стратегия — максимально использовать штатные механизмы и взять подготовку справочников на себя.
Компания «Сайфилд» оценивает и выполняет переход на электронные перевозочные документы в 1С под фактический масштаб задачи — от аудита текущей конфигурации и данных до настройки 1С-ЭПД и тестового обмена. Опишите свой сценарий перевозок, и мы подготовим расчёт.