Справочники — самая скучная часть проекта S&OP и одновременно та, от которой зависит всё остальное. Прогноз строится по группам, методы обеспечения назначаются по классам, план разворачивается по разрезам — и всё это существует только в той мере, в какой заполнены справочные данные. Разберём, что именно нужно привести в порядок и в какой последовательности.
Номенклатура
Устранение дублей
Первое и обязательное. Одна и та же позиция под двумя кодами означает разорванную историю продаж, а значит — неверный прогноз по обеим записям. Дубли ищутся по наименованию, артикулу, штрихкоду и характеристикам, объединяются с сохранением истории.
Иерархия и группировка
Иерархия номенклатуры должна отражать логику планирования, а не логику склада. Полезное правило: если по группе имеет смысл строить агрегированный прогноз, группа выделена правильно.
Часто требуется несколько независимых группировок одновременно — товарная категория, бренд, поставщик, технологическая группа. Их реализуют дополнительными реквизитами или свойствами, а не попыткой уместить всё в одну иерархию.
Единицы измерения и упаковки
- базовая единица, в которой ведётся учёт и планирование;
- единицы упаковки с коэффициентами пересчёта;
- минимальная партия закупки и кратность;
- весогабаритные характеристики — вес, объём, количество в паллете.
Последний пункт нужен для перевода плана в логистические единицы. Без него проверить план по вместимости склада и транспорта невозможно.
Классификация для планирования
- ABC — по обороту или марже, определяет внимание к позиции.
- XYZ — по стабильности потребления, определяет применимость статистического прогноза.
- Статус жизненного цикла — планируется к вводу, новинка, регулярная, выводится, выведена, под заказ.
- Сезонная группа — позиции со схожим профилем сезонности.
- Аналог — для прогноза новинок.
Классификация должна пересчитываться регулярно: позиция переходит из группы в группу, и настройки должны следовать за ней автоматически.
Контрагенты
- Устранение дублей — с сохранением истории продаж.
- Группы компаний. Юридические лица, входящие в одну группу, должны сводиться: план по сети строится по группе, а не по отдельным договорам.
- Канал сбыта и сегмент — реквизит, по которому строится прогноз.
- Регион — географический разрез плана.
- Признак активности. Ушедший клиент не должен питать прогноз.
- Для поставщиков — срок поставки, минимальная партия, условия оплаты.
Структура компании
- склады с признаками назначения и ёмкостью;
- подразделения, по которым ведётся план;
- производственные площадки и рабочие центры;
- соответствие организационной структуры разрезам планирования.
Типичное расхождение: план продаж ведётся по направлениям бизнеса, а учёт — по юридическим лицам, и эти разрезы не сводятся. Такое несоответствие обнаруживается поздно и переделывается дорого.
Календари и периоды
- производственный календарь с рабочими днями и сменами;
- календарь плановых остановок и ремонтов;
- периоды планирования и их соответствие учётным периодам;
- календарь промо;
- календарь цикла S&OP с датами этапов.
Порядок работ
- Инвентаризация: сколько записей, сколько дублей, какие реквизиты не заполнены.
- Определение целевой структуры под принятые разрезы планирования.
- Устранение дублей — до заполнения реквизитов, иначе работа делается дважды.
- Заполнение по приоритету: сначала позиции и контрагенты, дающие основную долю оборота.
- Настройка автоматической классификации с регулярным пересчётом.
- Контроль полноты: отчёт по незаполненным обязательным реквизитам.
- Правила ведения: кто заводит новые записи и по какому регламенту.
Шаг четвёртый принципиален для сроков. Заполнять всю номенклатуру сплошь — работа на месяцы; заполнение по приоритету даёт рабочий результат за недели, а хвост дозаполняется постепенно.
Как не допустить деградации
Порядок в справочниках разрушается сам собой, если его не поддерживать. Три механизма, которые работают:
- Ограничение прав на заведение записей. Новую номенклатуру заводит назначенный ответственный, а не любой менеджер.
- Контроль обязательных реквизитов при записи. Позиция без единицы измерения и классификации не должна сохраняться.
- Регулярный отчёт по качеству справочников. Дубли, незаполненные реквизиты, позиции без классификации — раз в цикл, с ответственным.
Итог
Подготовка справочников — самая трудоёмкая часть внедрения S&OP и единственная, которую невозможно передать подрядчику целиком. Практический подход: устранить дубли, определить структуру под разрезы планирования, заполнить по приоритету оборота и настроить автоматическую классификацию. Без механизмов поддержания порядка результат деградирует за год, поэтому права на заведение записей и контроль обязательных реквизитов — часть решения, а не дополнение к нему.
Подготовка справочников и загрузка данных выделены в отдельный шаг проекта при внедрении решения «1С:S&OP».
Компания «Сайфилд» проводит подготовку справочников и настройку классификации для планирования в «1С». Опишите свою ситуацию, и мы оценим объём работ.