Расходная накладная — документ, фиксирующий отгрузку товаров покупателю. В 1С:УНФ она позволяет списать товары со склада, отразить выручку и задолженность покупателя, а также сформировать сопутствующие документы (счёт‑фактуру, ТТН). Разберём процесс создания пошагово.
Шаг 1. Найдите заказ покупателя (опционально)
Если отгрузка выполняется по заказу:
- Перейдите в «Продажи» → «Заказы покупателей».
- Найдите и откройте заказ со статусом «Подтверждён» или «К выполнению».
- Убедитесь, что:
- в заказе указаны товары и их количество;
- покупатель и договор заполнены корректно;
- на складе есть остатки товаров для отгрузки.
Шаг 3. Создайте расходную накладную
Способ 1. На основании заказа покупателя
- Откройте нужный заказ.
- Нажмите «Создать на основании» → «Расходная накладная».
- Программа автоматически заполнит:
- покупателя и договор;
- склад отгрузки;
- позиции из заказа (номенклатуру, количество, цены);
- суммы и НДС.
Способ 2. Через раздел «Расходные накладные»
- Перейдите в «Продажи» → «Расходные накладные».
- Нажмите «Создать».
- Вручную заполните:
- Покупатель — выберите из справочника контрагентов;
- Договор — укажите договор с покупателем;
- Склад — выберите склад отгрузки;
- Вид операции — «Продажа покупателю» (по умолчанию);
- Заказ покупателя — при наличии (выберите из списка).
Шаг 4. Заполните данные накладной
В форме документа проверьте и дополните информацию:
В основной части:
- Дата отгрузки — дата фактической отгрузки (по умолчанию — текущая дата);
- Номер накладной — формируется автоматически или указывается вручную;
- Комментарий — примечания для склада или бухгалтерии (например, «Отгрузка по заказу № 123, проверить срок годности»).
Во вкладке «Товары»:
- сверьте позиции с фактическим отгрузкой;
- скорректируйте количество, если отгружается меньше или больше (например, нет полного объёма на складе);
- проверьте цены — они должны соответствовать договору или заказу;
- убедитесь, что ставки НДС указаны верно (10 %, 20 % или «Без НДС»);
- при необходимости измените единицы измерения (шт., кг, м и т. д.).
Во вкладке «Дополнительно»:
- укажите ответственного за отгрузку;
- заполните грузоотправителя и грузополучателя (если отличаются от организации и покупателя);
- добавьте реквизиты сопроводительных документов (сертификаты, паспорта качества и т. д.);
- выберите способ доставки (самовывоз, курьерская служба и т. д.).
Шаг 5. Проведите документ
После заполнения всех данных:
- Нажмите «Записать» — документ сохранится в статусе черновика.
- Нажмите «Провести» — отгрузка будет зафиксирована в учёте.
Важно: Перед проведением проверьте:
- соответствие количества товаров в накладной и на складе;
- корректность реквизитов покупателя и договора;
- правильность указания склада и даты отгрузки;
- отсутствие отрицательных остатков после списания.
Шаг 6. Проверьте результаты проведения
После проведения документа:
- товары списаны со склада (остатки уменьшатся);
- статус заказа покупателя обновится (например, на «Частично отгружен» или «Отгружен»);
- данные отразились в отчётах по продажам и складу.
Шаг 7. Оформите сопутствующие документы
На основе проведённой расходной накладной можно сформировать:
- «Счёт‑фактура выданный» — для учёта НДС:
- нажмите «Создать на основании» → «Счёт‑фактура выданный»;
- программа автоматически заполнит данные из накладной.
- «Товарная накладная (ТОРГ‑12)» — для печати:
- выберите «Печать» → «Товарная накладная (ТОРГ‑12)»;
- распечатайте и передайте покупателю.
- «Транспортная накладная» — если товар доставляется транспортной компанией:
- используйте кнопку «Печать» → «Транспортная накладная»;
- заполните реквизиты перевозчика.
- «Расходный ордер» — для оформления отбора товаров со склада:
- создайте на основании накладной;
- передайте кладовщику для комплектации.
Контроль и анализ
Используйте отчёты для мониторинга:
- «Остатки товаров» (раздел «Склад» → «Отчёты»):
- показывает остатки после отгрузки;
- позволяет выявить ошибки в списании (отрицательные остатки).
- «Оборотно‑сальдовая ведомость по счёту» (раздел «Компания» → «Отчёты»):
- контролирует движение средств по счетам 41, 62 и 90;
- проверяет корректность проводок по НДС.
- «Анализ продаж» (раздел «Продажи» → «Отчёты»):
- анализирует объёмы отгрузок по периодам, покупателям, номенклатуре;
- оценивает динамику выручки и рентабельности.
- «Состояние выполнения заказов покупателей» (раздел «Продажи» → «Отчёты»):
- отображает, какие заказы связаны с расходными накладными;
- помогает выявить незакрытые заказы.
- «Книга продаж» (раздел «Компания» → «Отчёты»):
- фиксирует выставленные счета‑фактуры;
- формирует данные для декларации по НДС.
Полезные советы
- Сверяйте с оригиналами. Перед проведением сверяйте данные в документе с фактическими данными отгрузки — это предотвратит ошибки в учёте.
- Используйте сканеры штрих‑кодов. Если на товарах есть штрих‑коды, настройте сканер — это ускорит отбор и отгрузку, снизит риск опечаток.
- Настройте уведомления. Включите оповещения об отгрузках — менеджеры и кладовщики получат уведомления о новых накладных.
- Контролируйте остатки. Перед проведением проверяйте остатки товаров на складе — это поможет избежать отрицательных остатков.
- Архивируйте документы. После закрытия периода перемещайте старые накладные в архив или отмечайте как неактивные.
- Интегрируйте с ЭДО. Настройте электронный документооборот с покупателями — накладные и счета‑фактуры будут отправляться автоматически.
- Обучите персонал. Проведите инструктаж для кладовщиков и менеджеров — это снизит количество ошибок при заполнении документов.
- Автоматизируйте цены. Если цены зависят от условий договора, настройте виды цен — они будут подтягиваться автоматически при создании накладной.
Теперь вы знаете, как создать расходную накладную для отгрузки товаров в 1С:УНФ. Грамотное оформление документов поможет упорядочить складской учёт, избежать расхождений с покупателями и упростить бухгалтерский контроль.
Хотите узнать больше о функциях 1С:УНФ? Оставьте вопрос в комментариях — мы подготовим подробную инструкцию!
Остались вопросы?