Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это цифровые аналоги традиционных транспортных документов, используемых при грузоперевозках. К ним относятся электронная транспортная накладная (ЭТрН), электронный путевой лист (ЭПЛ), электронный заказ-наряд, электронный договор фрахтования, электронная сопроводительная ведомость, электронная заявка на перевозку и другие документы. ЭПД формируются в электронном виде, подписываются электронной подписью и направляются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
Согласно Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ с 1 сентября 2026 года для всех отраслей станет обязательным использование в электронном виде!
К документам, которые будут обязательными к использованию в электронном виде относятся:
- транспортная накладная
- заказ-заявки
- экспедиторская расписка
- складская расписка
- поручение экспедитору
- железнодорожная накладная
- авиа накладная
Кому нужно работать с ЭПД:
- перевозчики (транспортные компании, логистические организации, экспедиторские фирмы);
- отправители грузов (оптовики, поставщики, производители);
- получатели грузов (розничные магазины, торговые сети);
- фрахтовщики и фрахтователи;
- медицинские организации (если они участвуют в грузоперевозках).
С 1 сентября 2026 года обязательный переход на ЭПД касается всех участников грузоперевозок — грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов, грузополучателей. Исключения, при которых разрешено использовать бумажные документы, позже утвердит Минтранс.
Как начать работать с ЭПД:
- Выбрать оператора информационной системы ЭПД (ИС ЭПД). Оператор — аккредитованная Минтрансом организация, которая обеспечивает обмен документами, их проверку и передачу в ГИС ЭПД. Реестр операторов ведёт Минтранс.
- Заключить соглашение об использовании ЭПД с контрагентами. Все участники логистической цепи должны работать с одним оператором ИС ЭПД.
5 - Получить электронные подписи. Каждому сотруднику, который будет подписывать документы, нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Её выдают аккредитованные удостоверяющие центры. Физические лица могут использовать электронную подпись и машиночитаемую доверенность (МЧД) от руководства компании.
- Подключить учётную программу к оператору. Можно использовать сервисы операторов или интегрировать платформу с уже имеющимися системами (например, 1С).
- Настроить роли и права доступа. Определить, кто из сотрудников будет создавать, отправлять и подписывать документы, настроить права доступа в системе и зарегистрировать пользователей в личном кабинете оператора.
- Обучить сотрудников. Провести инструктаж для диспетчеров, водителей, бухгалтеров и других сотрудников, которые будут работать с ЭПД.
- Протестировать обмен документами. Перед запуском в промышленную эксплуатацию провести тестовый обмен с одним-двумя ключевыми контрагентами, чтобы выявить ошибки на раннем этапе.
- Запустить полноценный обмен. После успешного тестирования перевести документооборот на ЭПД по выбранным направлениям, постепенно подключая остальных контрагентов.
Дополнительные шаги:
- убедиться, что у водителей есть мобильные устройства для предъявления QR-кодов сотрудникам ГИБДД;
- проверить готовность программы (если используется 1С — обновить конфигурацию, установить необходимое расширение или модуль для работы с ГИС ЭПД, убедиться в корректности реквизитов организации и контрагентов);
- при необходимости подготовить машиночитаемые доверенности на лиц, которые будут подписывать цифровые документы от имени компании.
Переход на ЭПД позволяет ускорить документооборот, снизить риски ошибок, обеспечить прозрачность и контроль за перевозкой, а также сократить затраты на бумагу, печать, пересылку и архивное хранение.
Более подробно о том, как Внедрить 1С:Электронная транспортная накладная (ЭПД)