САЙФИЛД

РАЗРАБАТЫВАЕМ РЕШЕНИЯ ДЛЯ БИЗНЕСА _

Тел:+7(495)118-40-63

Подпишись на наш Telegram канал!

Работа с импортными закупками в «1С»: валютные контракты и логистика

—

от автора

admin

Импортные закупки — сложный процесс, требующий координации бухгалтерии, логистики и таможенного оформления. Программа «1С» позволяет автоматизировать большинство операций, но для этого нужно правильно настроить систему и понимать нюансы учёта. Разберём весь цикл работы с импортными закупками пошагово.

Шаг 1. Первоначальная настройка «1С» для импортных операций

Перед началом работы убедитесь, что программа готова к учёту валютных операций и импорта:

  1. Перейдите в «Администрирование» → «Функциональность».
  2. Включите следующие опции:
    • «Расчёты в валюте и у. е.»;
    • «Валютные счета»;
    • «Импортные закупки»;
    • «Международные перевозки» (если требуется).
  3. Настройте справочники:
    • Валюты («Справочники» → «Валюты»): добавьте все валюты, используемые в контрактах. Загрузите курсы через интернет или введите вручную.
    • Страны («Справочники» → «Страны мира»): заполните список стран-поставщиков.
    • ТН ВЭД («Справочники» → «Классификаторы»): загрузите актуальный справочник кодов товарной номенклатуры.
  4. Проверьте учётную политику:
    • метод учёта курсовых разниц;
    • порядок списания таможенных платежей;
    • правила распределения дополнительных расходов.

Совет: создайте регламентное задание для автоматической загрузки курсов валют раз в день.

Шаг 2. Создание и учёт валютного контракта

Для корректного учёта важно правильно оформить контракт:

  1. Откройте «Договоры» → «Создать».
  2. Заполните основные реквизиты:
    • тип договора — «С поставщиком»;
    • валюта расчётов (например, USD, EUR);
    • условия оплаты (аванс, постоплата, график платежей);
    • срок действия контракта.
  3. Укажите реквизиты поставщика:
    • наименование компании;
    • страна регистрации;
    • адрес;
    • банковские реквизиты для валютных переводов;
    • контактные данные.
  4. Добавьте дополнительные условия:
    • базисы поставки по Инкотермс (FOB, CIF и т. д.);
    • штрафные санкции за просрочку;
    • форс‑мажорные обстоятельства.
  5. Сохраните договор — ему будет присвоен уникальный номер для отчётности.

Нюанс: привяжите контракт к валютному счёту. Убедитесь, что счёт поставщика указан в карточке контрагента.

Шаг 3. Оформление заказа на импорт

  1. Создайте документ «Заказ поставщику» в разделе «Закупки».
  2. Выберите контракт из списка и укажите:
    • номенклатуру товаров (с кодами ТН ВЭД);
    • количество и цену в валюте контракта;
    • условия поставки (Инкотермс);
    • планируемую дату поставки;
    • склад назначения.
  3. При необходимости зарезервируйте товары на складе.
  4. Проведите документ — он станет основой для последующих операций.

Важно: используйте функцию «Контроль исполнения» для отслеживания статусов заказа.

Шаг 4. Учёт валютных платежей

При оплате поставщику:

  1. Сформируйте «Платёжное поручение» в разделе «Банк и касса».
  2. Укажите:
    • сумму в валюте;
    • курс ЦБ РФ на дату платежа (или договорной курс, если он зафиксирован в контракте);
    • назначение платежа с номером контракта и инвойса;
    • код валютной операции (например, 11100 — предоплата нерезиденту).
  3. После проведения документа система автоматически рассчитает курсовую разницу и отразит её в учёте.

Нюансы учёта курсовых разниц:

  • положительные разницы отражаются в доходах (счёт 91.01);
  • отрицательные — в расходах (счёт 91.02);
  • проверьте настройки в «Учётной политике» → «Курсовые разницы».

Шаг 5. Логистика: отслеживание поставок

Для контроля перемещения груза используйте функционал «Склад и доставка»:

  1. Создайте «Транспортную накладную» или «Задание на перевозку».
  2. Привяжите его к заказу поставщику.
  3. Заполните данные:
    • перевозчик (название компании, контакты);
    • маршрут (страна отправления → таможня → склад);
    • вид транспорта (морской, авиа, ж/д, авто);
    • планируемые даты прибытия;
    • номер контейнера/трейлера (если применимо).
  4. Используйте статусы для мониторинга:
    • «В пути»;
    • «На таможне»;
    • «Поступило на склад».

Интеграция с GPS‑трекерами: если компания использует системы отслеживания транспорта, настройте обмен данными через API — статус заказа будет обновляться автоматически.

Шаг 6. Таможенное оформление и учёт

После прибытия груза:

  1. Оформите «ГТД по импорту» (Грузовая таможенная декларация):
    • укажите номер декларации, таможенный пост, ставку пошлины;
    • добавьте перечень товаров с кодами ТН ВЭД;
    • заполните данные по транспортному средству.
  2. Рассчитайте платежи:
    • таможенная пошлина: стоимость товара×% пошлины;
    • НДС: (стоимость+пошлина)×20%;
    • сборы за оформление (фиксированная сумма).
  3. Проведите документ — система:
    • спишет товары со счёта «Товары в пути» (счёт 15);
    • учтёт их на складе (счёт 41);
    • распределит таможенные платежи на себестоимость.

Нюанс: если товары требуют сертификации, создайте документ «Сертификат соответствия» и привяжите его к ГТД.

Шаг 7. Приёмка товара на склад

  1. Создайте «Приходный ордер» на основе ГТД.
  2. Проверьте фактическое количество и качество товара.
  3. Если есть расхождения, оформите «Акт расхождений»:
    • укажите недостачу/излишки;
    • приложите фото/видеоматериалы;
    • направьте претензию поставщику.
  4. Переместите товар на основной склад.

Шаг 8. Закрытие контракта и отчётность

  1. Сверьте фактические платежи с условиями контракта в отчёте «Анализ расчётов по контрактам».
  2. Проверьте сальдо — остаток должен быть нулевым, если поставка и оплата завершены.
  3. Сформируйте отчётность:
    • справка о подтверждающих документах для банка (по форме 1‑ФПД);
    • декларация по НДС (раздел 8, код операции 20);
    • отчёт для ФТС (при необходимости);
    • ведомость банковского контроля (ВБК).

Нюансы и частые ошибки

1. Расхождение курсов:

  • если курс банка отличается от курса ЦБ, зафиксируйте разницу в отдельном документе «Корректировка долга»;
  • укажите причину (например, комиссия банка).

2. Задержки на таможне:

  • обновите статус поставки в системе;
  • скорректируйте прогноз поступления товаров в разделе «Планирование закупок»;
  • уведомите отдел продаж о возможных задержках.

3. Ошибки в ГТД:

  • создайте корректирующую декларацию;
  • перепроведите связанные документы (заказ, платёжки, приход);
  • обновите отчётность.

4. Некорректный код ТН ВЭД:

  • проверьте справочник ТН ВЭД на актуальность;
  • при изменении кода создайте корректировку ГТД;
  • пересчитайте таможенные платежи.

Полезные инструменты «1С» для импорта

  • Отчёт «Анализ импортных закупок» — показывает рентабельность, сроки поставок, динамику цен.
  • Документ «План закупок» — помогает прогнозировать потребности.
  • Модуль «ВЭД‑аналитика» — даёт сводку по всем контрактам.
  • Интеграция с ФТС — автоматическая проверка кодов ТН ВЭД.
  • Обмен с банками — загрузка выписок в валюте.

Практические советы

  • Автоматизация: настройте шаблоны для повторяющихся операций (например, создание ГТД по шаблону).
  • Резервирование: используйте функцию резервирования в «Заказе поставщику», чтобы избежать дефицита на складе.
  • Контроль сроков: создайте напоминания для ключевых этапов (оплата, прибытие груза, подача декларации).
  • Интеграция с ЭДО: обмен электронными документами с поставщиками и таможней сократит время обработки данных.
  • Обучение персонала: проведите тренинг для бухгалтеров и логистов по работе с импортными операциями в «1С».

Заключение

Работа с импортными закупками в «1С» требует внимания к деталям, но грамотная настройка программы минимизирует ошибки и ускорит процессы. Используйте встроенные отчёты для анализа эффективности закупок и контроля бюджета. Регулярно обновляйте справочники и курсы валют, а также следите за изменениями в таможенном законодательстве.

Какие системы «1С» подходят для импортных закупок

  1. «1С:ERP Управление предприятием 2» — флагманское решение для крупных компаний с разветвлённой логистикой и сложными валютными операциями.
  2. «1С:Управление торговлей 11» (УТ 11) — оптимальный выбор для среднего бизнеса с импортом.
  3. «1С:Комплексная автоматизация 2» (КА 2) — подходит для малых и средних предприятий.
  4. «1С:Бухгалтерия 8» — базовая версия для несложных импортных операций.

Сравнение функционала:

Функция1С:ERP1С:УТ 111С:КА 21С:Бух 8
Валютные контракты+++Частично
Таможенные декларации+++–
Логистика и доставка++Частично–
Валютный контроль+++Ограничено
Интеграция с ФТС+Через доп. модулиЧерез доп. модули–

Пошаговая инструкция по работе с импортом в «1С»

Шаг 1. Первоначальная настройка системы

Для «1С:ERP» и «1С:КА»:

  1. Перейдите в «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Учёт НДС и ВЭД».
  2. Включите опции:
    • «Импортные закупки»;
    • «Валютный учёт»;
    • «Международные перевозки».

Для «1С:УТ» и «1С:Бух»:

  1. В разделе «Администрирование» → «Функциональность» активируйте:
    • «Расчёты в валюте и у. е.»;
    • «Импортные закупки».

Общие настройки для всех систем:

  • Загрузите справочник валют («Справочники» → «Валюты»).
  • Настройте автоматическое обновление курсов через регламентное задание.
  • Заполните справочник ТН ВЭД («Классификаторы» → «ТН ВЭД»).

Шаг 2. Создание валютного контракта

Во всех системах:

  1. Откройте «Договоры» → «Создать».
  2. Заполните:
    • тип договора — «С поставщиком»;
    • валюта расчётов (USD, EUR и т. д.);
    • условия оплаты (аванс/постоплата);
    • срок действия.
  3. Укажите реквизиты поставщика:
    • наименование;
    • страна регистрации;
    • банковские реквизиты.
  4. Добавьте условия поставки (Инкотермс).

Нюансы по системам:

  • «1С:ERP» — позволяет привязать контракт к проекту и бюджету.
  • «1С:УТ» — даёт возможность указать график платежей.
  • «1С:Бух» — требует ручного ввода всех реквизитов.

Шаг 3. Оформление заказа на импорт

В «1С:ERP» и «1С:УТ»:

  1. Создайте «Заказ поставщику» в разделе «Закупки».
  2. Укажите:
    • номенклатуру с кодами ТН ВЭД;
    • количество и цену в валюте;
    • склад назначения;
    • планируемую дату поставки.
  3. Используйте функцию «Резервирование товаров».

В «1С:КА» и «1С:Бух»:

  • функционал ограничен — можно создать только базовый заказ без привязки к логистике.

Шаг 4. Учёт валютных платежей

Во всех системах:

  1. Сформируйте «Платёжное поручение» в разделе «Банк и касса».
  2. Заполните:
    • сумму в валюте;
    • курс ЦБ РФ или договорной курс;
    • код валютной операции (например, 11100 — предоплата нерезиденту).
  3. Проведите документ — система рассчитает курсовую разницу.

Особенности учёта курсовых разниц:

  • положительные разницы — счёт 91.01;
  • отрицательные — счёт 91.02.

Шаг 5. Логистика: отслеживание поставок

В «1С:ERP»:

  1. Используйте модуль «Склад и доставка»:
    • создайте «Задание на перевозку»;
    • укажите маршрут и вид транспорта;
    • настройте статусы («В пути», «На таможне» и т. д.).
  2. Интегрируйте с GPS‑трекерами через API.

В «1С:УТ»:

  • доступен упрощённый функционал — можно создать «Транспортную накладную».

В «1С:КА» и «1С:Бух»:

  • логистика не автоматизирована — используйте внешние таблицы или CRM.

Шаг 6. Таможенное оформление

В «1С:ERP» и «1С:УТ»:

  1. Оформите «ГТД по импорту»:
    • номер декларации;
    • таможенный пост;
    • ставки пошлин и НДС.
  2. Рассчитайте платежи:
    • пошлина: стоимость товара×% пошлины;
    • НДС: (стоимость+пошлина)×20%.
  3. Проведите документ — товары спишутся со счёта 15 («Товары в пути») и поступят на склад (счёт 41).

В «1С:КА»:

  • упрощённое оформление — без интеграции с ФТС.

В «1С:Бух»:

  • ГТД оформляется вручную через операции.

Шаг 7. Приёмка товара на склад

Во всех системах (кроме «1С:Бух»):

  1. Создайте «Приходный ордер» на основе ГТД.
  2. Проверьте количество и качество.
  3. При расхождениях оформите «Акт расхождений».

Шаг 8. Закрытие контракта и отчётность

В «1С:ERP»:

  • используйте отчёт «Анализ расчётов по контрактам»;
  • сформируйте справку 1‑ФПД для банка;
  • подготовьте декларацию по НДС (раздел 8, код 20).

В других системах:

  • отчётность формируется вручную или через внешние обработки.

Нюансы работы в разных системах

1. «1С:ERP»:

  • полная автоматизация ВЭД;
  • интеграция с ФТС и банками;
  • расширенная аналитика по контрактам.

2. «1С:УТ»:

  • базовый функционал для импорта;
  • требует доработки для сложных логистических схем.

3. «1С:КА»:

  • подходит для небольших объёмов импорта;
  • ограниченная интеграция с таможней.

4. «1С:Бух»:

  • только бухгалтерский учёт;
  • все операции по импорту выполняются вручную.

Частые ошибки и решения

  1. Расхождение курсов:
    • в «1С:ERP» используйте документ «Корректировка долга»;
    • в других системах — ручные проводки.
  2. Ошибки в ГТД:
    • создайте корректирующую декларацию;
    • перепроведите связанные документы.
  3. Задержки на таможне:
    • обновите статусы в логистике;
    • скорректируйте прогноз поставок.
  4. Некорректный код ТН ВЭД:
    • проверьте справочник;
    • пересчитайте платежи.

Практические советы

  1. Для «1С:ERP»:
    • настройте автоматические напоминания о сроках подачи деклараций;
    • используйте модуль «ВЭД‑аналитика» для контроля рентабельности.
  2. Для «1С:УТ» и «1С:КА»:
    • интегрируйте с CRM для отслеживания статусов поставок;
    • загружайте курсы валют через регламентные задания.
  3. Для всех систем:
    • регулярно обновляйте справочники ТН ВЭД и валют;
    • обучите персонал работе с импортными операциями;
    • проводите ежемесячную сверку расчётов с поставщиками.

Заключение

Выбор системы «1С» зависит от масштабов импорта и сложности бизнес‑процессов:

  • «1С:ERP» — для крупных компаний с комплексной логистикой;