1С:ERP Управление холдингом (1С ERP УХ) — комплексная система для управления закупками в крупных структурах. Подсистема “Закупки” обеспечивает полный цикл от планирования до исполнения, интегрируясь с бюджетированием, производством и финансами. Это идеальное решение для соблюдения норм 44-ФЗ/223-ФЗ с централизованным контролем. Разберём ключевые этапы.
Регистрация потребностей
Для регистрации плана закупок для выполнения закупочных процедур необходимо предварительно настроить Сценарий планирования:
- Корпоративный план закупок – флажок установлен;
- Периодичность – равна периодичности закупок;
- Планирование закупок – переключатель установлен в положение По количеству и сумме;
- Поле Валюта заполнено. Допустимо регистрировать план в любой валюте.
Потребности фиксируются в едином плане закупок, синхронизированном с ERP-модулями. Потребности от заявителей могут быть зарегистрированы документом План закупок вручную или загружены по формулам и источникам из других планов.
На закладке Контроль документа отображается информация о прохождении документом различного вида контролей. При наличии расхождений на закладке отображается картинка «красный восклицательный знак». Для принудительного контроля документа нужно выполнить команду “Выполнить контроль”.
Детальную информацию о нарушении можно посмотреть в отчете, вызываемом по гиперссылке из табличной части.
При необходимости можно настроить бизнес-процесс согласования документа с различными ролями и с автоматической проверкой на прохождение бюджетного контроля. Одобренные потребности резервируют бюджет автоматически.
Закупочные процедуры
Система поддерживает все типы процедур: конкурсы, аукционы, запросы котировок и прямые закупки.
Для запуска закупочной процедуры можно воспользоваться помощником планирования или создать Закупочную процедуру напрямую.
В этом варианте пользователь вручную заполняет данные на закладке Основные сведения и записывает документ.
Лоты к закупке
Лоты формируются для конкурентного отбора, группируя позиции по логике закупки. Лоты содержат позиции, которые будут закупаться вместе. Основную часть реквизитов лот наследует от закупочной процедуры, так как является ее неотъемлемой частью. Лот имеет и свои уникальные реквизиты: вид закупки, метод оценки, сроки заключения договора, время поставки после заявки, данные об обеспечении. Лоты создаются по команде Добавить лот (закладка Лоты).
Для создания многолотовой закупочной процедуры рекомендуется сначала создать однолотовую процедуру, а потом добавить необходимое количество лотов. Система контролирует, чтобы все добавляемые лоты имели одинаковый способ закупки, форму проведения, период закупки и метод оценки.
Закупочная процедура может проводиться в один или несколько этапов. Простая закупочная процедура обычно одноэтапная. После официального объявления закупок организация собирает предложения участников, выбирает поставщика, предложившего наилучшие условия, и заключает договор.
Однако есть сложные процедуры закупок, проходящие в несколько этапов: квалификационный отбор, сбор и оценка предложений, переторжка.
Пример: закупка оборудования — отдельные лоты по типам для точного ценообразования.
Мероприятия (или стадии закупочной процедуры)
Мероприятия по закупочной процедуре – это перечень и последовательность ключевых событий (стадий), которые требуют определенных действий от пользователя. Перечень стадий по мероприятию индивидуально настраивается под каждый способ закупки. Решение предлагает пользователям настроенные шаблоны, которые можно уточнить и расширить.
Мероприятие – обязательный реквизит закупочной процедуры:
Для каждой стадии можно определить документы, которые пользователь может добавлять для последующего хранения. В качестве такого документа может выступать внешний файл или ссылка на документ системы. Для отправки напоминания пользователю о начале следующей стадии достаточно в стадии установить флажок Напомнить. Для ускорения установки флажков напоминаний по стадиям в командное меню выведена кнопка.
Предложения участников
В процессе закупки проводим регистрацию предложений поставщиков – участников закупки. Для регистрации предложений поставщиков необходимо перейти на закладку Лоты закупочной процедуры. Основные предложения участников удобно вводить на основании лота. Нужно выделить лот и нажать кнопку командной панели Ввод на основании – Предложение участников. Откроется форма ввода предложения.
Протоколы выбора победителей
Протоколы автоматизируют оценку и фиксацию результатов выполнения закупочной процедуры. Протокол регистрирует участников, поданные предложения, победителей или их отсутствие, принятые решения. Протокол регистрирует успешно проведенные закупочные процедуры, решение о переторжке, о заключении договора с единственным поставщиком, о несостоявшейся закупочной процедуре. На закладке Предложения участников пользователь видит поступившие от участников предложения и может провести их оценку, а на закладке Принятое решения – отразить промежуточные или окончательные решения.
Договоры с поставщиками
Если процедура завершена выбором победителя, то из протокола можно перейти к заключению договора, нажав на кнопку командной панели Управление договорами закупки.
Обратите внимание, что при создании договора пользователь может поменять вид соглашения на Рамочный договор или Спецификация. В договоре заполняются график поставок, этапы оплаты, информация о учете НДС и информация по статьям БДР/БДДС (если включен контроль лимитов). В качестве документа планирования будет прописан Протокол. График расчетов формируется по графику поставок по этапам оплаты. В графике расчетов заполняются ЦФО, статьи. Если включен контроль резерва, то колонка графика Документ резерва заполняется ссылкой на Протокол.
Закупки в 1С ERP УХ
Таким образом рассмотрели вариант регистрации закупочной цепочки от формирования потребностей до заключения договора с победителем закупочной процедуры.