Счёт на оплату от поставщика — это документ, который фиксирует сумму и условия оплаты за товары или услуги. В 1С:УНФ можно связать счёт с заказом на поставку, что упрощает учёт, контроль взаиморасчётов и формирование платёжных документов. Разберём процесс пошагово.
Шаг 1. Найдите или создайте заказ поставщику
Для привязки счёта нужен существующий заказ на поставку:
Если заказ уже создан:
- перейдите в «Закупки» → «Заказы поставщикам»;
- найдите нужный заказ в списке и откройте его.
Если заказа нет:
- Нажмите «Создать» в разделе «Заказы поставщикам».
- Заполните основные данные:
- Поставщик — выберите контрагента из справочника;
- Договор — укажите договор с поставщиком;
- Склад — выберите склад для приёмки товаров;
- Даты — заказ и поставка.
- Во вкладке «Товары» добавьте позиции, укажите количество и цены.
- Проведите заказ.
Шаг 3. Создайте счёт на оплату на основании заказа
Способ 1. Через заказ поставщика
- Откройте нужный заказ.
- Нажмите кнопку «Создать на основании».
- Выберите «Счёт на оплату (полученный)».
- Программа автоматически заполнит:
- реквизиты поставщика и договора;
- позиции товаров из заказа;
- количество, цены, суммы и НДС;
- валюту расчётов.
Способ 2. Через раздел «Счета на оплату»
- Перейдите в «Закупки» → «Счета на оплату (полученные)».
- Нажмите «Создать».
- Вручную заполните:
- Поставщик и Договор — выберите из справочников;
- Номер счёта и Дата счёта — данные от поставщика;
- Сумма счёта и Сумма НДС — укажите суммы;
- Срок оплаты — дата, до которой нужно оплатить счёт;
- Статус — «Не оплачен» (по умолчанию).
Шаг 4. Проверьте и дополните данные счёта
В форме счёта проверьте автоматически заполненные данные и при необходимости внесите изменения:
- во вкладке «Товары»:
- скорректируйте количество или цену, если есть расхождения с заказом;
- добавьте позиции, не входящие в заказ (если счёт включает дополнительные услуги);
- во вкладке «Дополнительно»:
- укажите Заказ поставщику — выберите связанный заказ из справочника (это явно свяжет счёт с заказом);
- заполните Комментарий — примечания для бухгалтерии (например, «Оплата по договору № 45, этап 1»);
- проверьте Ответственного — сотрудника, курирующего оплату.
Шаг 5. Проведите счёт
После заполнения всех данных:
- Нажмите «Записать» — счёт сохранится в статусе черновика.
- Нажмите «Провести» — счёт будет зафиксирован в системе и отразится в учёте.
Важно: Перед проведением проверьте:
- соответствие сумм в счёте и заказе;
- корректность реквизитов поставщика и договора;
- правильность указания склада и даты оплаты.
Шаг 6. Создайте документы на основе счёта
На основе проведённого счёта можно сформировать сопутствующие документы:
- «Поступление товаров» — для оформления приёмки товаров:
- перейдите в счёт → «Создать на основании» → «Поступление товаров»;
- программа автоматически заполнит позиции и суммы;
- дополните данные о фактическом поступлении (количество, партия и т. д.).
- «Платёжное поручение» — для оплаты счёта:
- нажмите «Создать на основании» → «Платёжное поручение (исходящее)»;
- укажите:
- Вид операции — «Оплата поставщику»;
- Счёт списания — банковский счёт компании;
- Сумма — подтянется автоматически;
- Назначение платежа — «Оплата по счёту № ХХХ от ДД.ММ.ГГГГ».
Шаг 7. Отслеживайте статус оплаты
После проведения платёжного поручения:
- Вернитесь в счёт на оплату.
- Измените статус на:
- «Оплачен» — если сумма перечислена полностью;
- «Оплачен частично» — если оплачена часть суммы (укажите оплаченную сумму);
- «Отменён» — если оплата не состоялась.
- При необходимости добавьте комментарий о причинах изменения статуса.
Контроль и анализ
Используйте отчёты для мониторинга:
- «Состояние выполнения заказов поставщикам» (раздел «Закупки» → «Отчёты»):
- показывает, какие заказы связаны со счетами;
- отображает статусы оплаты и приёмки;
- помогает выявить просроченные платежи.
- «Задолженность поставщикам»:
- анализирует неоплаченные счета;
- отслеживает сроки платежей;
- формирует сводку по контрагентам.
- «Оборотно‑сальдовая ведомость по счёту» (раздел «Компания» → «Отчёты»):
- контролирует движение средств по расчётам с поставщиками;
- позволяет проверить корректность проводок.
Полезные советы
- Автоматизируйте загрузку счетов. Если поставщик присылает счета в формате XML или Excel, используйте функцию «Загрузить из файла» — данные заполнятся автоматически.
- Настройте напоминания. Включите оповещения о приближении срока оплаты — система напомнит за 3–5 дней до даты.
- Проверяйте соответствие. Перед оплатой сверяйте позиции в счёте с заказом и договором — это предотвратит ошибки.
- Архивируйте документы. После закрытия заказа и оплаты перемещайте счёт в архив или отмечайте как неактивный.
- Интегрируйте с банком. Настройте обмен с клиент‑банком — платёжные поручения будут выгружаться автоматически, а выписки загружаться в 1С.
- Используйте шаблоны. Для типовых счетов создайте шаблоны с предустановленными реквизитами — это ускорит оформление.
- Контролируйте лимиты. Если в договоре установлен кредитный лимит, проверяйте, не превышает ли сумма счёта допустимый размер.
Теперь вы знаете, как создать счёт на оплату от поставщика, привязать его к заказу на поставку и использовать для формирования платёжных документов в 1С:УНФ. Грамотная работа со счетами поможет упорядочить закупки, избежать просрочек и упростить бухгалтерский учёт.
Хотите узнать больше о функциях 1С:УНФ? Оставьте вопрос в комментариях — мы подготовим подробную инструкцию!
Остались вопросы?