Документ «Поступление товаров» фиксирует факт получения материалов или товаров от поставщика. В 1С:УНФ его можно создать на основе заказа на поставку — это упрощает заполнение, снижает риск ошибок и обеспечивает связь между документами. Разберём процесс пошагово.
Шаг 1. Проверьте настройки программы
Перед созданием поступления убедитесь, что в программе активирован функционал работы с закупками:
- Перейдите в раздел «Настройки» → «Ещё больше возможностей».
- Откройте вкладку «Закупки».
- Убедитесь, что включены опции:
- «Заказы поставщикам»;
- «Поступление товаров».
Если опции отключены, активируйте их — после этого в интерфейсе появятся нужные разделы.
Шаг 2. Найдите заказ поставщику
Для создания поступления на основе заказа:
- Перейдите в «Закупки» → «Заказы поставщикам».
- Найдите и откройте нужный заказ (убедитесь, что он проведён и имеет статус «Подтверждён» или «Выполняется»).
- Проверьте, что:
- все позиции заказаны в нужном количестве;
- поставщик и договор указаны корректно;
- склад приёмки выбран правильно.
Шаг 3. Создайте поступление на основе заказа
Способ 1. Через заказ поставщика
- Откройте нужный заказ.
- Нажмите «Создать на основании» → «Приходная накладная».
- Программа автоматически заполнит:
- поставщика и договор;
- склад приёмки;
- позиции из заказа (номенклатуру, количество, цены);
- суммы и НДС.
Способ 2. Через раздел «Поступления»
- Перейдите в «Закупки» → «Приходные накладные».
- Нажмите «Создать».
- Вручную заполните:
- Поставщик — выберите из справочника;
- Договор — укажите договор с поставщиком;
- Склад — выберите склад для приёмки;
- Номер и дата накладной — данные из документов поставщика;
- Счёт на оплату — при наличии (свяжите с ранее созданным счётом).
Шаг 4. Заполните данные поступления
В форме документа проверьте и дополните информацию:
В основной части:
- Дата поступления — дата фактического получения товаров (по умолчанию — текущая дата).
- Номер накладной — номер документа от поставщика.
- Комментарий — примечания для склада или бухгалтерии (например, «Партия № 123, проверить срок годности»).
Во вкладке «Товары»:
- сверьте позиции с фактическим поступлением;
- скорректируйте количество, если есть расхождения (например, поставщик привёз меньше или больше);
- проверьте цены — они должны соответствовать договору или счёту;
- убедитесь, что единицы измерения указаны верно (шт., кг, м и т. д.).
Во вкладке «Дополнительно»:
- укажите ответственного за приёмку;
- при необходимости добавьте грузополучателя (если он отличается от организации);
- заполните реквизиты сопроводительных документов (сертификаты, паспорта качества и т. д.).
Шаг 5. Проведите документ
После заполнения всех данных:
- Нажмите «Записать» — документ сохранится в статусе черновика.
- Нажмите «Провести» — поступление будет зафиксировано в системе.
Важно: Перед проведением проверьте:
- соответствие количества и цен в документе и на складе;
- корректность реквизитов поставщика и договора;
- правильность указания склада и даты поступления.
Шаг 6. Проверьте результаты проведения
После проведения документа:
- товары автоматически оприходуются на склад (остатки увеличатся);
- в учёте сформируются проводки:
- дебет счёта учёта материалов (например, 10 «Материалы») — на сумму без НДС;
- дебет счёта НДС (19) — на сумму НДС;
- кредит счёта расчётов с поставщиками (60) — на общую сумму.
- статус заказа поставщика обновится (например, на «Частично выполнен» или «Выполнен»).
Шаг 7. Оформите дополнительные документы (опционально)
На основе проведённого поступления можно сформировать:
- «Счёт‑фактура полученный» — для учёта НДС:
- нажмите «Создать на основании» → «Счёт‑фактура полученный»;
- программа автоматически заполнит данные из поступления.
- «Корректировка поступления» — если нужно исправить ошибки (недостача, брак и т. д.):
- создайте документ на основании текущего поступления;
- укажите корректные данные.
- «Возврат поставщику» — если часть товаров возвращается:
- используйте кнопку «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику».
Контроль и анализ
Используйте отчёты для мониторинга:
- «Остатки товаров» (раздел «Склад» → «Отчёты»):
- показывает актуальные остатки на складах;
- позволяет проверить, что поступление отразилось корректно.
- «Оборотно‑сальдовая ведомость по счёту» (раздел «Компания» → «Отчёты»):
- контролирует движение средств по расчётам с поставщиками;
- проверяет корректность проводок по НДС.
- «Состояние выполнения заказов поставщикам» (раздел «Закупки» → «Отчёты»):
- отображает, какие заказы связаны с поступлениями;
- помогает выявить незакрытые заказы.
- «Анализ закупок»:
- анализирует объёмы и суммы закупок по периодам, поставщикам, номенклатуре.
Полезные советы
- Сверяйте с оригиналами. Перед проведением сверяйте данные в документе с товарной накладной и счётом‑фактурой от поставщика — это предотвратит ошибки в учёте.
- Используйте сканеры штрих‑кодов. Если на товарах есть штрих‑коды, настройте сканер — это ускорит приёмку и снизит риск опечаток.
- Настройте уведомления. Включите оповещения о поступлении товаров — кладовщики и менеджеры получат уведомления о новых поставках.
- Контролируйте сроки. Отслеживайте сроки годности (если применимо) — используйте отчёты по остаткам с истекающим сроком.
- Архивируйте документы. После закрытия заказа и приёмки перемещайте документы в архив или отмечайте как неактивные.
- Интегрируйте с ЭДО. Настройте электронный документооборот с поставщиками — накладные и счета‑фактуры будут загружаться в 1С автоматически.
- Обучите персонал. Проведите инструктаж для кладовщиков и бухгалтеров — это снизит количество ошибок при заполнении документов.
Теперь вы знаете, как создать поступление материалов и товаров на основе заказа на поставку в 1С:УНФ. Грамотное оформление документов поможет упорядочить складской учёт, избежать расхождений и упростить бухгалтерский контроль.
Хотите узнать больше о функциях 1С:УНФ? Оставьте вопрос в комментариях — мы подготовим подробную инструкцию!
Остались вопросы?