Заказ поставщику — важный документ в системе учёта закупок. Он позволяет планировать поставки, резервировать бюджет, фиксировать договорённости с контрагентами и контролировать выполнение обязательств. В программе 1С:УНФ можно быстро создать заказ, отслеживать его статус и на его основе формировать другие документы (счета, накладные). Разберём процесс пошагово.
Шаг 1. Откройте раздел «Закупки»
Запустите программу 1С:УНФ и перейдите в раздел «Закупки» в главном меню. Здесь сосредоточены инструменты для работы с поставщиками, заказами, договорами и взаиморасчётами.
Шаг 2. Выберите пункт «Заказы поставщикам»
В разделе «Закупки» найдите и откройте подраздел «Заказы поставщикам». Откроется список существующих заказов с указанием статусов, дат, поставщиков и сумм.
Шаг 3. Нажмите кнопку «Создать»
В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» (обычно расположена вверху экрана). Откроется форма для заполнения нового заказа.
Шаг 4. Заполните основные данные заказа
Укажите обязательные реквизиты в верхней части формы:
- Поставщик — выберите контрагента из справочника. Начните вводить наименование или ИНН — программа предложит варианты.
- Договор — выберите договор с поставщиком (если у контрагента несколько договоров).
- Организация — укажите юрлицо вашей компании (актуально при работе с несколькими организациями в одной базе).
- Склад — выберите склад, на который будут поступать товары.
- Дата заказа — дата оформления заказа (по умолчанию — текущая дата).
- Дата поставки — планируемая дата получения товаров от поставщика.
- Статус заказа — выберите начальный статус: «Новый», «В работе», «Подтверждён», «Выполнен» и т. д.
Шаг 5. Добавьте позиции в заказ
Перейдите во вкладку «Товары» и добавьте номенклатуру:
- Нажмите кнопку «Добавить» или «Подобрать».
- В открывшемся справочнике выберите нужные товары/материалы из номенклатуры.
- Для каждой позиции укажите:
- Количество — объём заказанного товара.
- Цена — стоимость единицы (может заполняться автоматически по виду цены из договора).
- Скидка — процент или сумма скидки (если применимо).
- Единица измерения — шт., кг, м и т. д. (подтягивается автоматически).
- При необходимости измените вид цены или задайте индивидуальную цену для конкретной позиции.
Совет: Используйте кнопку «Заполнить» → «Подобрать товары» для быстрого добавления нескольких позиций. Можно отфильтровать номенклатуру по группам или характеристикам.
Шаг 6. Настройте условия оплаты и доставки
Во вкладке «Дополнительно» укажите:
- Способ оплаты — предоплата, постоплата, рассрочка и т. п.
- Срок оплаты — дата, до которой нужно оплатить заказ (если не указано в договоре).
- Способ доставки — самовывоз, курьерская доставка, транспортная компания.
- Адрес доставки — если отличается от юридического адреса поставщика.
- Комментарий для склада — особые указания по приёмке (например, «Проверить срок годности», «Принять по количеству мест»).
- Ответственный — сотрудник, курирующий выполнение заказа.
Шаг 7. Проверьте расчёты
Программа автоматически рассчитает:
- сумму по каждой позиции;
- общую сумму заказа;
- сумму НДС;
- итоговую сумму с учётом скидок и налогов.
Убедитесь, что расчёты корректны. При необходимости скорректируйте цены или количества.
Шаг 8. Сохраните и проведите заказ
После заполнения всех данных:
- Нажмите «Записать» — заказ сохранится в статусе черновика.
- Нажмите «Провести» — заказ будет зафиксирован в системе.
Важно: Перед проведением проверьте:
- корректность реквизитов поставщика и договора;
- соответствие цен договорным условиям;
- правильность указания склада и даты поставки.
Шаг 9. Выполните дополнительные действия (опционально)
На основе заказа можно сразу создать сопутствующие документы:
- «Счёт на оплату» — для запроса счёта у поставщика.
- «Поступление товаров» — для оформления приёмки товаров (после поставки).
- «Платёжное поручение» — для оплаты заказа.
- «Корректировка заказа» — если нужно изменить условия поставки.
Эти опции доступны через кнопки «Создать на основании» или в меню «Ещё».
Контроль выполнения заказа
После проведения заказа используйте инструменты мониторинга:
- Статусы заказа — регулярно обновляйте статусы («Ожидает подтверждения», «Ожидает оплаты», «Частично выполнен», «Выполнен») для контроля процесса.
- Отчёты по закупкам — раздел «Закупки» → «Отчёты»:
- «Состояние выполнения заказов поставщикам» — показывает прогресс по всем заказам;
- «Динамика закупок» — анализирует объёмы и суммы закупок по периодам;
- «Задолженность поставщикам» — отслеживает неоплаченные счета и сроки платежей.
- Резервирование бюджета — убедитесь, что средства под заказ зарезервированы (если ведётся бюджетирование).
Полезные советы
- Используйте шаблоны заказов. Если работаете с регулярными поставками, создайте шаблон заказа с типовым набором товаров — это ускорит оформление.
- Настройте уведомления. Включите оповещения о приближении даты поставки или оплаты — система напомнит о важных сроках.
- Сверяйте с планом закупок. Перед созданием заказа проверьте, соответствует ли он утверждённому плану закупок — это поможет избежать лишних расходов.
- Анализируйте поставщиков. Используйте отчёты для сравнения цен, сроков поставки и надёжности разных контрагентов.
- Интегрируйте с CRM. Если используете CRM‑систему, настройте синхронизацию заказов — данные будут обновляться автоматически.
- Архивируйте старые заказы. Для удобства поиска перемещайте завершённые заказы в архив или отмечайте их как неактивные.
Теперь вы знаете, как быстро и правильно создать заказ поставщику в 1С:УНФ. Грамотное оформление заказов поможет упорядочить работу с поставщиками, избежать ошибок в учёте и оптимизировать закупочную деятельность.
Хотите узнать больше о функциях 1С:УНФ? Оставьте вопрос в комментариях — мы подготовим подробную инструкцию!
Остались вопросы?