Входящая счёт‑фактура или универсальный передаточный документ (УПД) — это документы, подтверждающие поставку товаров или услуг и сумму НДС. В 1С:УНФ их нужно правильно зарегистрировать, чтобы учесть НДС к вычету и отразить расчёты с поставщиками. Разберём процесс пошагово.
Шаг 1. Проверьте настройки программы
Перед регистрацией убедитесь, что в программе активирован функционал работы с НДС и входящими документами:
- Перейдите в раздел «Настройки» → «Ещё больше возможностей».
- Откройте вкладку «Компания».
- Убедитесь, что включена опция «Учёт НДС».
- Проверьте, что в карточке организации указана система налогообложения (ОСНО) и ставка НДС.
Если опции отключены, активируйте их — после этого в интерфейсе появятся нужные разделы.
Шаг 2. Найдите документ поступления
Для привязки счёт‑фактуры или УПД нужен документ «Поступление товаров»:
- Перейдите в «Закупки» → «Приходные накладные».
- Найдите и откройте документ поступления, к которому относится счёт‑фактура/УПД.
- Убедитесь, что:
- поступление проведено;
- все позиции и суммы указаны корректно;
- поставщик и договор совпадают с данными в счёт‑фактуре.
Шаг 3. Создайте входящий счёт‑фактуру/УПД
Способ 1. На основании поступления товаров
- Откройте нужный документ поступления.
- Нажмите «Создать на основании» → «Счёт‑фактура полученный».
- Программа автоматически заполнит:
- поставщика и договор;
- номер и дату счёт‑фактуры (из документа поставщика);
- суммы и НДС;
- ссылку на документ поступления.
Способ 2. Через раздел «Счёт‑фактуры полученные»
- Перейдите в «Закупки» → «Счёт‑фактуры полученные».
- Нажмите «Создать».
- Вручную заполните:
- Поставщик — выберите из справочника;
- Договор — укажите договор с поставщиком;
- Номер и дата счёт‑фактуры — данные из документа поставщика;
- Вид документа — «Счёт‑фактура» или «УПД»;
- Сумма и НДС — укажите суммы из документа;
- Документ‑основание — выберите «Поступление товаров» из списка.
Шаг 4. Заполните данные счёт‑фактуры/УПД
В форме документа проверьте и дополните информацию:
В основной части:
- Дата регистрации — дата внесения документа в учёт (по умолчанию — текущая дата);
- Контрагент — поставщик (должен совпадать с документом поступления);
- Договор — договор с поставщиком;
- Вид документа — отметьте «УПД», если поставщик предоставил универсальный передаточный документ;
- Статус УПД — «1» (если документ заменяет и счёт‑фактуру, и накладную) или «2» (если только накладную).
Шаг 5. Проведите документ
После заполнения всех данных:
- Нажмите «Записать» — документ сохранится в статусе черновика.
- Нажмите «Провести» — счёт‑фактура/УПД будет зафиксирована в системе.
Важно: Перед проведением проверьте:
- соответствие сумм и НДС в счёт‑фактуре и документе поступления;
- корректность реквизитов поставщика и договора;
- правильность указания даты регистрации и номера документа.
Шаг 6. Проверьте результаты проведения
После проведения документа:
- в учёте сформируются проводки:
- дебет счёта НДС (19) — на сумму НДС;
- кредит счёта расчётов с поставщиками (60) — на общую сумму;
- счёт‑фактура отразится в книге покупок (раздел «Компания» → «Отчёты» → «Книга покупок»);
- статус документа поступления обновится (появится ссылка на счёт‑фактуру);
- сумма НДС станет доступна к вычету при формировании декларации.
Контроль и анализ
Используйте отчёты для мониторинга:
- «Книга покупок» (раздел «Компания» → «Отчёты»):
- показывает все зарегистрированные входящие счёт‑фактуры;
- отображает суммы НДС к вычету;
- позволяет проверить корректность заполнения реквизитов.
- «Оборотно‑сальдовая ведомость по счёту» (раздел «Компания» → «Отчёты»):
- контролирует движение средств по расчётам с поставщиками;
- проверяет корректность проводок по НДС.
- «Анализ учёта по НДС»:
- анализирует соответствие данных книги покупок и декларации;
- выявляет расхождения и ошибки.
- «Состояние выполнения заказов поставщикам» (раздел «Закупки» → «Отчёты»):
- отображает, какие поступления связаны со счёт‑фактурами;
- помогает выявить незакрытые расчёты.
Полезные советы
- Сверяйте с оригиналами. Перед проведением сверяйте данные в документе с оригиналом счёт‑фактуры/УПД от поставщика — это предотвратит ошибки в учёте НДС.
- Используйте ЭДО. Настройте электронный документооборот с поставщиками — счёт‑фактуры и УПД будут загружаться в 1С автоматически.
- Настройте напоминания. Включите оповещения о сроках подачи декларации по НДС — система напомнит за 5–10 дней до даты.
- Контролируйте статусы. Регулярно обновляйте статусы счёт‑фактур («Зарегистрирована», «К вычету», «Отклонена») для точного учёта.
- Архивируйте документы. После закрытия периода перемещайте старые счёт‑фактуры в архив или отмечайте как неактивные.
- Обучите персонал. Проведите инструктаж для бухгалтеров — это снизит количество ошибок при регистрации документов.
- Проверяйте контрагентов. Перед регистрацией счёт‑фактуры убедитесь, что поставщик числится в реестре ФНС — это снизит риск отказа в вычете НДС.
Теперь вы знаете, как зарегистрировать входящую счёт‑фактуру или УПД от поставщика в 1С:УНФ. Грамотная работа с документами поможет правильно учесть НДС, избежать расхождений с налоговой и упростить бухгалтерский учёт.
Хотите узнать больше о функциях 1С:УНФ? Оставьте вопрос в комментариях — мы подготовим подробную инструкцию!
Остались вопросы?