Введение
Путевой лист — обязательный документ для учёта работы транспорта и водителей, списания ГСМ и подтверждения расходов. С 11 марта 2023 года его можно оформлять в электронном виде. Платформа «1С» позволяет автоматизировать этот процесс — сократить время на заполнение и минимизировать ошибки.
В этой инструкции — пошаговый алгоритм работы с путевыми листами в «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0).
Шаг 1. Включите функционал путевых листов
- Перейдите в раздел «Администрирование» → «Функциональность».
- Откройте вкладку «Запасы».
- Поставьте галочку напротив пункта «Путевые листы».
4. Нажмите «ОК» — в интерфейсе появится раздел «Покупки» с подпунктом «Путевые листы».
Важно: без активации функционала вы сможете только списывать ГСМ через документ «Требование‑накладная».
Шаг 2. Заполните справочники
А. Справочник «Транспортные средства»
- Перейдите: «Справочники» → «Транспортные средства».
- Создайте новую запись для каждого ТС.
- Укажите:
- госномер, марку, модель, VIN;
- собственника (организация или контрагент);
- вид топлива (из справочника «Номенклатура»);
- норму расхода топлива (в л/100 км).
Б. Справочник «Физические лица»
- Перейдите: «Справочники» → «Физические лица».
- Откройте карточку водителя.
- В разделе «Все документы» добавьте:
- водительское удостоверение (укажите серию, номер, дату выдачи);
- основные данные (СНИЛС, ИНН).
Шаг 3. Создайте путевой лист
- Перейдите: «Покупки» → «Путевые листы» → «Создать».
- Заполните основные поля:
- дата составления (обычно — день выезда);
- организация;
- транспортное средство (выберите из справочника);
- сотрудник (водитель);
- счёт затрат (например, 26 «Общехозяйственные расходы» для служебных авто).
- Норма расхода топлива подтянется автоматически из карточки ТС.
Шаг 4. Заполните раздел «Топливо»
Укажите, как было приобретено топливо:
Вариант 1. По кассовому чеку
- В строке «Вид документа» выберите «Кассовый чек».
- Укажите:
- реквизиты чека (дата, номер);
- количество литров;
- цену за литр;
- ставку НДС (если есть).
Вариант 2. По топливной карте
- В строке «Вид документа» выберите «Топливная карта».
- Укажите:
- номер карты;
- количество заправленного топлива;
- дату операции.
Шаг 5. Заполните раздел «Маршрут»
- Нажмите «Добавить» для создания новой строки.
- Укажите:
- адрес отправления и назначения;
- вид сообщения (городское, пригородное, междугородное);
- даты и время выезда/приезда;
- показания одометра (начало и конец поездки).
- Для нескольких рейсов добавьте строки через «Добавить».
Автоматика: программа рассчитает:
- пройденное расстояние (на основе одометра);
- расход топлива (по норме и фактическому пробегу).
Шаг 6. Добавьте дополнительные сведения (по желанию)
- Нажмите значок «Дополнительные сведения».
- Укажите:
- прошёл ли водитель медосмотр (да/нет);
- ФИО врача;
- иные отметки (например, техническое состояние ТС).
Как вывести поля в список документов:
- В списке путевых листов нажмите «Ещё» → «Изменить форму».
- Через «Добавить поля» выберите нужные реквизиты (например, «Медосмотр», «Врач»).
- Сохраните настройки.
Шаг 7. Проведите и распечатайте документ
- Проверьте заполненные данные.
- Нажмите «Провести и закрыть».
- Для печати:
- выберите шаблон (например, «Путевой лист (форма № ПЛ‑1)»);
- нажмите «Печать».
Шаг 8. Спишите топливо и отразите расходы
- Автоматическое списание: при проведении путевого листа формируются проводки:
- Д 26 К 10.03.2 — списание топлива в литрах;
- Д 71 К 50 — расчёты с подотчётным лицом (при оплате чеком).
- Закрытие месяца:
- выполните операцию «Корректировка стоимости номенклатуры»;
- программа рассчитает себестоимость топлива (по средней или ФИФО);
- сумма расходов отразится на счёте затрат (например, 26).
Типичные ошибки и как их избежать
- Не заполнены справочники
- Решение: проверьте карточки ТС и водителей перед созданием путевого листа.
- Не указана норма расхода топлива
- Решение: внесите данные в справочник «Транспортные средства».
- Ошибки в реквизитах чека
- Решение: сверяйте цифры с оригиналом документа.
- Несоответствие показаний одометра
- Решение: контролируйте ввод данных на начало и конец рейса.
- Отсутствие отметки о медосмотре
- Решение: настройте дополнительные сведения в документе.
Вывод
Автоматизация путевых листов в «1С» экономит время и снижает риски:
- до 80 % сокращения ручного ввода данных;
- автоматический расчёт пробега и расхода топлива;
- интеграция с бухучётом (проводки, списание ГСМ);
- соответствие требованиям законодательства.
Рекомендации:
- Настройте функционал и справочники до начала работы.
- Обучите сотрудников заполнению разделов «Топливо» и «Маршрут».
- Регулярно проверяйте корректность норм расхода топлива.
- Используйте дополнительные сведения для контроля медосмотров и техсостояния.
Помните: правильно оформленный путевой лист — это не только требование закона, но и инструмент для оптимизации транспортных расходов.