В данной статье рассмотрим возможные причины, почему расходы на приобретение товаров, материалов или услуг могут не попадать в книгу учета доходов и расходов при УСН (доходы минус расходы).
Проверка настроек
Первоначально, необходимо проверить учетную политику, порядок признания расходов: Главное — Налоги и отчеты — УСН, подраздел «Порядок признания расходов».
Материальные расходы будут признаны в том случае, если были выполнены 2 обязательных условия – оплата и поступление материалов. При наличии установленной галки «Передача материалов в производство» будет также обязательным наличие документов, подтверждающих передачу для признания расходов на купленные материалы.
Расходы оплаченных услуг признаются при одновременно 2-х условий – оплата и поступление услуги.
Расходы на приобретение товаров требуют выполнение 3х обязательных условий – поступление, оплата и продажа. При невыполнении хотя бы одного из вышеперечисленных условий — расход признан не будет.
Главное — Налоги и отчеты — УСН, подраздел «Порядок признания расходов»
Возможные причины непризнанных расходов
Рассмотрим возможные причины, при которых расходы могут быть не признаны:
1. Включенная функция “Разрешить списание запасов при отсутствие остатков по данным учета”.
Администрирование – Настройки программы – Проведение документов – “Разрешить списание запасов при отсутствие остатков по данным учета”.
Тем самым вы, возможно, сначала реализуете «воздух», т.е. то, чего нет на складе, а потом вносите поступление товара. В результате и получается, что остатков товара нет, а себестоимость зависает и не списывается.
Отключите эту функцию и проведите документы корректно в хронологической последовательности: сначала поступление товара, затем списание.
Чтобы увидеть сколько же товаров у вас было реализовано «в минус», можно воспользоваться отчетом «Контроль отрицательных остатков».
2. Неоплаченные документы закупки (поступления).
В таком случае, статус оплаты расходов УСН будет иметь значения “Не оплачено”/”Не списано, не оплачено” (не был реализован покупателям). При данных статусах расход не будет признан.
Для выявления таких документов можно воспользоваться Универсальным отчетом с типом объекта «Регистр накопления», имя объекта «Расходы при УСН», имя таблицы «Остатки и обороты».
Перейдем в настройки отчета по кнопке «Настройки». На первой закладке «Отборы» добавим отборы: Вид расхода = равно «Номенклатура», «Счет учета» = 41.01.
На закладке «Структура» в группируемые поля добавим «Отражение в НУ» «Элемент расхода» и группировку «Статус оплаты расходов УСН, Регистратор, Партия, Реквизиты документа оплаты».
После дополнительной настройки отчета и его формирования вы сможете контролировать включение расходов по статусам оплаты расходов.
3. Наличие признака «не принимается» в документах.
Наличие проведенных документов с незаполненными значениями колонки “Отражение в НУ” (Принимаются/Не принимаются) табличной части документа.
Например, в документах оприходования, которые в дальнейшем списываются как партии в документах продажи.
4. Незачет авансов.
Например, менеджер создал 2 договора по ошибке: на один договор оплатил, на другой договор разнес поступление. Для проверки воспользуйтесь отчетом «Анализ субконто» с группировкой по субсчетам, контрагентам и договорам.
5. Нарушение хронологии ввода документов.
Например, сначала произошла реализация датой 12.05.24, а только потом поступление датой 13.05.24.
6. Некорректное указание счета учета
Необходимо проверить корректность указанного счета учета в документах поступления.
Например, вы закупили материалы, но в счете документа поступления указали счет учета 45 (Товары), база будет ждать продажу данного товара, что будет являться неверным, так как материалы, не подлежащие реализации необходимо списывать на счет 10.
После корректировки счета списания необходимо последовательно перепровести всю цепочку документов.
7. Разные счета расчета в документе поступления и оплаты.
8. Настройки проведения документов.
«Администрирование» – «Проведение документов».
Если у вас установлена галочка в поле «При закрытии месяца», то себестоимость товара/материала спишется только последним днем месяца, когда вы запустите регламентную процедуру «Закрытие месяца».
Если вам важно видеть списание стоимости в момент проведения документа реализации, нужно поставить ползунок в поле «При проведении документов».
9. Разные склады в документах оприходования и списания.
Если у вас как раз этот случай – сделайте перемещение товара на нужный склад и реализуйте запасы. Также важно, чтобы дата документа перемещения была ранее, чем документ реализации.
10. Не выполнили «Закрытие месяца» после корректировки документов.
Например, изменили цену товара в документе поступления после его реализации.
Соответственно, необходимо перепровести документ реализации этого товара, так как в нем себестоимость товара осталась прежней.
Данная проблема решается регламентной операция «Закрытие месяца».