Дефициты и излишки выглядят как противоположные проблемы, и подразделения обычно борются с ними по отдельности: продажи требуют наличия, финансы — сокращения запасов. На деле это две стороны одной причины — товар есть, но не тот. Разберём, почему они сосуществуют, как их правильно измерять и что настраивать, чтобы улучшать оба показателя одновременно.
Почему они существуют одновременно
Ситуация, когда склад переполнен и при этом ходовых позиций нет, встречается в большинстве компаний. Причины всегда одни и те же.
- Единые правила для разной номенклатуры. Один норматив запаса означает избыток по редким позициям и нехватку по ходовым.
- Прогноз по отгрузкам без учёта дефицитов. Не было товара — не было продаж — модель снижает прогноз — дефицит воспроизводится.
- Реакция на дефицит крупной закупкой. Всплеск заказа после сбоя превращается в излишек на месяцы вперёд.
- Закупка выводимых позиций. Статус не управляет расчётом, неликвид копится автоматически.
- Локальные решения в распределённой структуре. Каждый склад закрывает дефицит закупкой, хотя товар есть на соседнем.
- Промо без планирования. Акция проводится, обеспечение не планируется; после акции остаётся излишек.
Как измерять
Дефициты
- число позиций с нулевым остатком по значимым группам;
- количество дней отсутствия за период;
- доля заказов, не выполненных полностью из-за отсутствия товара;
- зафиксированные отказы клиентов.
Считать нужно по группам, а не в целом: отсутствие позиции категории A и категории C — события разной стоимости, и усреднение их скрывает проблему.
Излишки
- запас сверх целевого уровня в деньгах;
- позиции без движения за период с градацией по длительности;
- запас в днях потребления по группам;
- товар с истекающим сроком годности.
Смотреть только вместе
Ключевое методическое требование: оба показателя выводятся на один экран и оцениваются совместно. По отдельности каждый легко улучшить за счёт другого, и такое «улучшение» будет отчётным, а не реальным.
Диагностика: разобрать причины
Прежде чем настраивать, стоит разобрать накопленный запас по причинам возникновения — это даёт понимание, что именно чинить.
| Причина излишка | Как опознать | Что делать |
|---|---|---|
| Ошибка прогноза | Позиция регулярная, план сильно выше факта | Настройка метода прогноза |
| Реакция на дефицит | Крупная закупка сразу после периода отсутствия | Ограничение размера заказа |
| Выведенная позиция | Закупка после решения о выводе | Статус как управляющий признак |
| Остаток после промо | Излишек появился после акции | Планирование обеспечения промо |
| Минимальная партия | Заказ кратно больше потребности | Пересмотр условий с поставщиком |
| Локальная закупка | Излишек на одном складе, дефицит на другом | Перераспределение до закупки |
Что настраивать
- Классификация и разные правила по группам. Базовое условие: без неё остальное не работает.
- Учёт дефицитов в истории. Прекращает самовоспроизведение нехватки по ходовым позициям.
- Расчётный страховой запас от вариативности спроса и срока поставки.
- Дифференцированный уровень сервиса — высокий для значимых позиций, умеренный для остальных.
- Статусы номенклатуры, управляющие расчётом потребности.
- Перераспределение между складами перед формированием заказа поставщику.
- Планирование обеспечения промо вместе с самой акцией.
- Ограничение размера разового заказа относительно средней потребности — защита от панических закупок.
- Регулярный отчёт по неликвидам с назначенным ответственным за решение.
Работа с уже накопленным
Настройка планирования прекращает появление новых излишков, но не убирает существующие. Для них нужно отдельное решение: распродажа со скидкой, перемещение туда, где позиция продаётся, использование в комплектах, возврат поставщику, списание.
Решение принимается по каждой группе и требует ответственного. Без этого неликвид остаётся на балансе годами, потому что списать его психологически трудно, а продать со скидкой — значит признать ошибку.
Итог
Дефициты и излишки — не два разных явления, а следствие одинаковых правил для разной по природе номенклатуры. Улучшать их нужно совместно, выводя оба показателя на один экран, иначе улучшение одного происходит за счёт другого. Практическая последовательность: классификация, учёт дефицитов в истории, расчётный страховой запас, статусы номенклатуры и перераспределение между складами — и отдельным решением разбор уже накопленного запаса.
Управление запасами с расчётом целевых уровней по группам входит в решение «1С:S&OP».
Компания «Сайфилд» настраивает управление запасами в «1С» — от классификации и расчёта страховых запасов до отчётности по дефицитам и излишкам. Опишите свою ситуацию, и мы оценим объём работ.