Подрядный пошив — норма для швейной отрасли. Бренды без собственного производства отдают весь цикл, фабрики выводят на сторону пиковые объёмы или отдельные операции, ателье передают вышивку и печать. При этом учёт подрядного пошива почти везде ведётся хуже, чем учёт собственного цеха: крой уехал, когда вернётся — как договорились, сколько вернётся — посчитаем при приёмке. Разберём, как поставить этот процесс в 1С так, чтобы у предприятия в любой момент был ответ на вопрос, сколько его продукции находится у подрядчиков и в каком состоянии.
Юридическая и учётная схема
Передача кроя на пошив — это переработка давальческого сырья: собственность на материалы остаётся у заказчика, подрядчик оказывает услугу и получает вознаграждение за работу. Отсюда следуют учётные требования:
- переданные материалы не списываются с баланса заказчика, а переходят на отдельный счёт учёта переданных в переработку;
- у подрядчика они отражаются за балансом как давальческое сырьё;
- возврат оформляется отчётом переработчика с указанием израсходованного сырья и выпущенной продукции;
- стоимость услуг подрядчика включается в себестоимость готовой продукции;
- потери сверх согласованных норм — предмет отдельного расчёта, а не молчаливого списания.
В 1С:ERP и в Комплексной автоматизации для этого есть типовой механизм производства на стороне; в 1С:УНФ — передача материалов переработчику с последующей приёмкой. Механика различается, логика одна.
Что именно передавать: крой или ткань
Первое решение, которое определяет всю схему учёта.
Передача кроя. Раскрой выполняется у заказчика, подрядчик получает готовые пачки деталей и фурнитуру. Плюсы: заказчик контролирует расход ткани — самой дорогой позиции; качество раскроя одинаково для всех партий; подрядчику не нужен раскройный участок, что расширяет круг возможных исполнителей. Минус: логистика становится сложнее, а раскройный участок заказчика превращается в узкое место.
Передача ткани. Подрядчик раскраивает сам. Плюсы: меньше операций у заказчика, проще логистика. Минус — принципиальный: контроль расхода ткани переходит к подрядчику, и перерасход становится предметом доверия. Если выбран этот вариант, в договоре обязательно фиксируются нормы расхода и порядок расчёта при их превышении.
Практическая рекомендация: дорогие ткани и сложные раскладки — только через передачу кроя. Простые изделия из недорогих материалов допустимо отдавать тканью.
Документооборот в 1С
Рабочая цепочка документов выглядит так.
1. Заказ переработчику. Фиксирует, что и в каком количестве должен изготовить подрядчик, по какой цене за единицу работы и к какому сроку. Здесь же указывается спецификация, по которой рассчитывается потребность в передаваемых материалах.
2. Передача материалов в переработку. Крой, фурнитура, этикетки и упаковка уходят с указанием количества по каждой характеристике — размеру и цвету. Крайне важно вести передачу в разрезе размеров, а не суммарно: иначе при возврате невозможно проверить комплектность.
3. Отчёт переработчика. Документ, который одновременно списывает израсходованные материалы, приходует готовую продукцию и отражает стоимость услуг. Именно здесь сопоставляются норма и факт расхода.
4. Возврат неиспользованных материалов. Остатки фурнитуры, обрезки, брак кроя возвращаются и приходуются. Пункт, который чаще всего пропускают, — и он же главный источник расхождений.
5. Приёмка по качеству. Отдельная процедура с фиксацией брака: изделия, не прошедшие контроль, либо возвращаются на переделку, либо оплачиваются по сниженной ставке, либо не оплачиваются вовсе — в зависимости от договора.
Контроль расхода материалов
Ключевой отчёт — сопоставление переданного, израсходованного по норме и возвращённого. Формула проста: передано минус норма на выпущенное количество минус возвращено равно потерям. Если потери превышают согласованный процент, есть предмет для разговора.
Что нужно предусмотреть в договоре и отразить в системе:
- допустимый процент потерь по каждому виду материала;
- порядок расчёта при превышении — удержание из стоимости услуг по цене материала;
- обязанность возврата обрезков и остатков;
- ответственность за порчу материалов;
- сроки возврата и санкции за их нарушение.
Без этих пунктов данные системы останутся информацией, на которую нельзя опереться в разговоре с подрядчиком.
Контроль сроков
Продукция у подрядчика — это незавершённое производство вне зоны видимости. Минимальный набор отчётов:
- Остатки переданного в переработку по подрядчикам — сколько и чего сейчас находится на стороне, в количестве и в деньгах;
- Просроченные заказы переработчикам — где нарушен договорный срок возврата;
- График возвратов на горизонте месяца — что и когда ожидается, для планирования отгрузок;
- История исполнения по подрядчикам — доля своевременных возвратов, средняя просрочка, процент брака.
Последний отчёт — основа для решения о распределении объёмов между подрядчиками. Без накопленной статистики это решение принимается по впечатлениям, а впечатления обычно формирует последний конфликт, а не средний результат.
Маркировка при подрядном пошиве
Отдельный вопрос, который нужно решить до начала работы: кто вводит продукцию в оборот. При переработке давальческого сырья собственником продукции является заказчик, и именно он, как правило, заказывает коды маркировки и подаёт сведения о вводе в оборот.
Из этого следуют практические варианты:
- коды заказываются заказчиком, этикетки печатаются у него и передаются подрядчику вместе с кроем — требует строгого учёта переданных этикеток;
- подрядчику предоставляется доступ к печати по заданию из системы заказчика — технологичнее, но требует интеграции;
- нанесение выполняется после возврата, на участке приёмки заказчика — проще всего в учёте, но добавляет операцию.
Третий вариант мы рекомендуем при работе с новыми подрядчиками: он полностью исключает потерю кодов на стороне.
Себестоимость при подрядном пошиве
Себестоимость складывается из стоимости переданных материалов, услуг подрядчика, логистики в обе стороны и затрат на приёмку и контроль качества. Последние две статьи обычно забывают, а они существенны: доставка кроя и возврат готовой продукции при удалённом подрядчике могут добавлять к себестоимости заметную величину.
Корректный расчёт нужен для главного управленческого решения — сравнения собственного пошива с подрядным по одной и той же модели. Такое сравнение регулярно даёт неожиданные результаты в обе стороны, но принимать его на веру без полного учёта затрат нельзя.
Итог
Учёт подрядного пошива в 1С строится на механизме переработки давальческого сырья: заказ переработчику, передача кроя и фурнитуры в разрезе размеров, отчёт переработчика с сопоставлением нормы и факта, возврат остатков и приёмка по качеству. Обязательные отчёты — остатки у подрядчиков, просроченные возвраты и статистика исполнения.
Условия, без которых учёт не работает: договорные нормы потерь с порядком расчёта при превышении, обязанность возврата остатков и заранее решённый вопрос о том, кто наносит коды маркировки. Настроить эту схему мы помогаем в рамках решения «1С:Швейное производство».