До обязательного применения электронных перевозочных документов остаётся меньше месяца. Если подготовка ещё не завершена, важно правильно расставить приоритеты: часть работ можно выполнить за неделю, а часть упирается в внешние стороны и требует времени, которого уже нет. Разберём пять шагов в том порядке, в каком их нужно делать при дефиците времени.
Что именно наступает 1 сентября
С 1 сентября 2026 года применение электронных перевозочных документов становится обязательным для участников грузоперевозок. Это установлено Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Под требование попадает весь пакет, сопровождающий перевозку: транспортная накладная, заказ-заявка, сопроводительная ведомость, путевой лист, договор фрахтования, железнодорожная и авиагрузовая накладные, поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки, а для прямых смешанных перевозок — единый транспортный документ.
Перечень случаев, в которых допускается бумажный носитель, определён Минтрансом и узок: отдельные категории перевозок, особые правовые режимы, трансграничные участки международных маршрутов. Строить на них штатную схему работы нельзя.
Шаг 1. Оператор и роуминг — начать сегодня
Первым делается то, что зависит от внешних сторон, потому что именно здесь время не сжимается.
- Заключить договор с аккредитованным оператором, если он ещё не заключён. Проверить не только присутствие в реестре Минтранса, но и фактическое подключение к государственной системе.
- Выяснить, через каких операторов работают ключевые контрагенты, и подать заявки на роуминг. Автоматически обмен между операторами не включается — это заявка и срок.
- Уточнить, поддерживает ли оператор нужные вам документы, включая ЕТД при мультимодальных маршрутах.
Если выбор оператора ещё не сделан, определяющим критерием сейчас должно быть совпадение с основным пулом контрагентов, а не тариф.
Шаг 2. Подписи и полномочия
Второй по срочности блок, тоже зависящий от внешней стороны.
- Проверить наличие действующей квалифицированной подписи организации.
- Выпустить квалифицированные подписи физических лиц сотрудникам, которые будут подписывать титулы, и оформить машиночитаемые доверенности.
- Заложить на каждую роль минимум двух подписантов — отпуск или болезнь одного человека не должны останавливать отгрузки.
- Настроить рабочие места: носители, средства криптозащиты, компоненты для работы из учётной системы.
Квалифицированные сертификаты нужны ответственным за оформление, а не всему штату: для водителя предусмотрен более простой сценарий подписания.
Шаг 3. Данные — самый трудоёмкий блок
Здесь не нужны внешние стороны, но нужны люди и время. Это работа, которую выполняет сама компания, и по опыту она занимает большую часть проекта.
- Дозаполнить справочник номенклатуры: масса, габариты, тип упаковки, маркировка. Для опасных грузов — классификационные сведения.
- Выверить реквизиты контрагентов и сверить их с данными в системах партнёров.
- Описать пункты перевалки как объекты учёта, если есть мультимодальные маршруты.
- Настроить разбивку провозной платы по видам транспорта.
При нехватке времени этот блок делается не сплошь, а по приоритету: сначала позиции и контрагенты, дающие основную долю отгрузок.
Шаг 4. Настройка учётной системы
- Проверить версию конфигурации: поддержка актуальных форматов приходит с обновлениями, и обновление обычно дешевле доработки.
- Подключить сервис 1С-ЭПД и учётную запись оператора.
- Привязать сертификаты к пользователям, разграничить права на подписание титулов по ролям.
- Включить контроль обязательных реквизитов при проведении документа.
- Закрыть редактирование проведённых перевозочных документов и настроить дату запрета изменения данных.
Шаг 5. Тестовый обмен и обучение
Шаг, который при дефиците времени сокращают первым, — и зря: именно он выявляет всё, что было упущено.
- Прогнать сквозной обмен с реальным контрагентом, а не внутри своей организации.
- Обязательно проверить нештатные сценарии: переадресация, замена транспортного средства, приёмка с замечаниями, мультимодальный маршрут с перевалкой. «Идеальная» перевозка проходит гладко у всех и ничего не показывает.
- Провести короткое обучение логистов и приёмщиков на реальных примерах.
- Описать порядок действий при отказе документа и при отсутствии ответственного.
Если времени совсем мало
Минимально жизнеспособная конфигурация выглядит так: договор с оператором, совпадающим с основными контрагентами; подписи на двух ответственных с доверенностями; дозаполненные данные по позициям и контрагентам, дающим основную долю отгрузок; подключённый сервис обмена; проведённый тест с одним реальным контрагентом.
Остальное — расширение охвата номенклатуры, автоматизация, отчётность — достраивается после запуска. Это хуже, чем подготовленный переход, но принципиально лучше, чем его отсутствие.
Итог
Порядок шагов определяется не логикой проекта, а тем, что можно ускорить. Оператор, роуминг и выпуск подписей зависят от внешних сторон — их запускают первыми. Подготовка данных зависит только от вас и масштабируется по приоритету. Тестовый обмен нельзя пропускать: без нештатных сценариев готовность остаётся предположением.
Компания «Сайфилд» проводит переход на электронные перевозочные документы в 1С в сжатые сроки — от аудита данных и настройки 1С-ЭПД до сопровождения тестового обмена с контрагентами. Опишите свой сценарий перевозок, и мы оценим объём работ.