Эффективное управление финансами компании невозможно без четкого контроля расходов. Один из ключевых инструментов в этом процессе — ограничение затрат на основе утвержденных бюджетов.
В данной статье мы рассмотрим сквозной процесс настройки контроля лимитов на базе данных бюджетирования 2.5, начиная от активации функционала и заканчивая непосредственной установкой лимитов.
1. Включение глобального контроля
Прежде чем приступить к тонкой настройке отчетов и планов, необходимо активировать системную константу, отвечающую за контроль лимитов.
- Найдите константу «Контроль лимитов по данным бюджетирования 2.5».
2. Установите для нее значение «Включена».
2. Создание Вида отчета
- В меню перейдите: «Бюджетирование, отчетность и анализ» → «Виды и бланки отчетов».
- Создайте новый вид отчета и назовите его, например, «Лимиты на закупку».
- Используя конструктор отчета, добавьте новые строки и колонки:
- В строках укажите статью расхода (например, «Расходы на закупку»).
- В колонках добавьте показатель «Сумма».
3. Привязка строк отчета к аналитикам
Самый важный этап — связать строки созданного отчета с конкретными аналитическими разрезами. Это позволит системе понимать, на какие именно подразделения (ЦФО) и статьи расходов распространяются лимиты.
- Откройте созданный Вид отчета двойным щелчком мыши, чтобы перейти в редактирование строки.
- В реквизите «Предназначение» установите значение «Бюджет движения денежных средств».
- Далее настройте аналитику:
- В поле «Статья» создайте новую статью движения денежных средств (ДДС). Укажите для нее видs аналитики, например ЦФО.
- В поле «Направление» выберите значение «Расход».
- Сохраните изменения.
Важно: После привязки к строке все аналитики будут наследоваться именно из созданной статьи. Это обеспечивает единообразие данных при формировании бюджетов.
4. Включение возможности установки лимитов в Виде отчета
Вид отчета должен быть официально «разрешен» для использования в механизме лимитирования:
- Вернитесь в список Видов отчетов и найдите «Лимиты на закупку» (Бюджетирование, отчетность и анализ → Виды и бланки отчетов).
- В настройках отчета установите флаг «Может использоваться для установки лимитов».
- В поле «Для БДДС» выберите значение суммовой колонки отчета.
- Сохраните вид отчета.
5. Настройка рабочего места «Управление планами и лимитами»
В рабочем месте “Управление планами и лимитами” представлена необходимая информация по установке, анализу и контролю за лимитами. Используется как рабочее место руководителя ЦФО или бюджетной комиссии.
- Перейдите в раздел: «Планирование и контроль» → «Управление планами и лимитами».
- Откройте вкладку «Настройка».
- Заполните параметры:
- Периодичность планирования: Месяц.
- Периодичность лимитирования: Месяц.
- При превышении лимита: Блокировать проведение документов/Информировать/.
6. Настройка отчетного периода
Система должна знать, на какой период мы вводим лимиты и какие именно виды отчетов для этого используются.
- Перейдите в «Бюджетирование, отчетность и анализ» → «Управление отчетным периодом».
- Откройте документ настройки периода и перейдите на вкладку «Управление лимитами».
- Установите галку «Устанавливать лимиты».
- Перейдите по гиперссылке «Виды отчетов для установки лимита» и добавьте в список наш созданный вид отчета.
- Сохраните изменения.
7. Создание и заполнение экземпляра отчета
Далее необходимо создать фактический бланк отчета (экземпляр), в который мы будем вносить цифры бюджета.
- В разделе «Виды и бланки отчетов» найдите наш вид «БДДС».
- Нажмите «Открыть список экземпляров» и создайте новый.
- Укажите параметры:
- Сценарий: Поставка.
- Периодичность: Месяц.
- Организационная единица: Управленческая организация.
- Откройте созданный бланк и сгенерируйте новый макет с помощью конструктора (нажмите «Применить»).
- Заполните бланк данными (укажите суммы по периодам, например, на январь) и установите статус документа «Утвержден».
- Сохраните экземпляр.
8. Установка лимитов (Финальный шаг)
После того как данные введены и утверждены, можно «поднять» их в статус лимитов, которые система начнет учитывать при проведении документов расходов.
- Вернитесь в рабочее место «Управление планами и лимитами».
- В табличной части выберите интересующий вас период (например, месяц).
- Используйте контекстное меню (правая кнопка мыши) и выберите опцию «Установить лимиты по выбранным ЦФО».
- Программа автоматически создаст документ установки лимитов.
- Проверить и провести документ.
