Зачем руководителю отчётность по закупкам
Отчётность по закупкам — важнейший инструмент для контроля затрат, оптимизации закупочной деятельности и принятия взвешенных управленческих решений. Руководителю важно видеть:
- динамику закупок по периодам;
- объёмы закупок у разных поставщиков;
- отклонения от плановых показателей;
- структуру затрат на закупки;
- эффективность работы с контрагентами.
Системы «1С» предоставляют широкий набор отчётов, позволяющих получить всю необходимую информацию в удобном формате.
Основные отчёты по закупкам для руководителя
Разберём ключевые отчёты, которые должен регулярно анализировать руководитель, и укажем, в каких конфигурациях «1С» они доступны.
- Отчёт «Анализ закупок»
- Назначение. Показывает объём закупок в разрезе номенклатуры, поставщиков, подразделений и других аналитик. Позволяет выявить наиболее затратные позиции и ключевых поставщиков.
- Что можно проанализировать:
- динамику закупок по месяцам/кварталам/годам;
- долю каждого поставщика в общем объёме закупок;
- изменение цен закупки по позициям;
- объёмы закупок по группам номенклатуры.
- Где найти:
- «1С:Закупки» — раздел «Закупки» → «Отчёты по закупкам» → «Анализ закупок»;
- «1С:Бухгалтерия» — раздел «Отчёты» → «Стандартные отчёты» → «Анализ закупок»;
- «1С:Управление торговлей» (УТ) — раздел «Закупки» → «Отчёты по закупкам» → «Анализ закупок»;
- «1С:ERP» — раздел «Закупки» → «Отчёты по закупкам».
- Отчёт «Ведомость по поступлениям товаров»
- Назначение. Детальная информация о всех поступлениях товаров за выбранный период.
- Что можно проанализировать:
- даты и объёмы поступлений;
- цены закупки по каждой партии;
- соответствие фактических поступлений плановым показателям;
- наличие задержек поставок.
- Где найти:
- «1С:Закупки» — «Склад и доставка» → «Отчёты по складу» → «Ведомость по товарам на складах»
- «1С:Бухгалтерия» — «Отчёты» → «Склад» → «Ведомость по товарам на складах» (с отбором по документам поступления);
- «1С:УТ» — «Закупки» → «Отчёты по закупкам» → «Ведомость по поступлениям товаров»;
- «1С:ERP» — «Склад и доставка» → «Отчёты по складу» → «Ведомость по товарам на складах».
- Отчёт «Задолженность поставщикам»
- Назначение. Контроль расчётов с поставщиками, выявление просроченной задолженности.
- Что можно проанализировать:
- текущую задолженность по каждому поставщику;
- сроки возникновения задолженности;
- просроченные платежи;
- динамику изменения задолженности.
- Где найти:
- «1С:Бухгалтерия» — «Отчёты» → «Расчёты с контрагентами» → «Задолженность поставщикам»;
- «1С:УТ» и «1С:ERP» — «Финансы» → «Отчёты по финансам» → «Задолженность поставщикам».
- Отчёт «Сравнение цен поставщиков»
- Назначение. Анализ цен на одинаковые позиции у разных поставщиков для выбора наиболее выгодных условий закупки.
- Что можно проанализировать:
- разницу в ценах на одни и те же позиции;
- динамику изменения цен у разных поставщиков;
- возможность смены поставщика для экономии.
- Где найти:
- «1С:Закупки» — «Закупки» → «Отчёты по закупкам» → «Анализ цен поставщиков»
- «1С:УТ» — «Закупки» → «Отчёты по закупкам» → «Сравнение цен поставщиков»;
- «1С:ERP» — «Закупки» → «Отчёты по закупкам» → «Анализ цен поставщиков».
- Отчёт «Исполнение заказов поставщикам»
- Назначение. Контроль выполнения заказов: какие позиции уже поступили, а какие ещё ожидаются.
- Что можно проанализировать:
- процент исполнения заказов;
- задержки поставок;
- объём невыполненных заказов;
- причины срывов поставок.
- Где найти:
- «1С:УТ» — «Закупки» → «Отчёты по закупкам» → «Исполнение заказов поставщикам»;
- «1С:ERP» — «Закупки» → «Отчёты по закупкам» → «Исполнение заказов поставщикам».
- Отчёт «Планирование закупок»
- Назначение. Помогает оценить потребность в закупках на основе остатков, продаж и нормативов запаса.
- Что можно проанализировать:
- прогнозируемый объём закупок;
- необходимость срочных закупок;
- избыточные запасы;
- оптимальный объём заказа.
- Где найти:
- «1С:Закупки» — «Планы закупок».
- «1С:УТ» — «Закупки» → «Планирование» → «Планирование закупок»;
- «1С:ERP» — «Планирование и бюджетирование» → «Планы закупок».
- Отчёт «Динамика цен на закупаемые товары»
- Назначение. Отслеживание изменения закупочных цен во времени.
- Что можно проанализировать:
- рост или снижение цен по позициям;
- влияние сезонности на цены;
- эффективность переговоров с поставщиками.
- Где найти:
- «1С:УТ», «1С:Закупки» и «1С:ERP» — «Закупки» → «Отчёты по закупкам» → «Динамика цен».
- Отчёт «Эффективность работы с поставщиками»
- Назначение. Комплексная оценка поставщиков по критериям: цены, сроки поставки, качество товара, выполнение обязательств.
- Что можно проанализировать:
- рейтинг поставщиков;
- ключевые показатели эффективности (KPI) по каждому поставщику;
- риски работы с отдельными контрагентами.
- Где найти:
- «1С:Закупки», «1С:ERP» — «Закупки» → «Отчёты по закупкам» → «Эффективность работы с поставщиками»;
- в «1С:УТ» может быть доступен через дополнительные модули или доработки.
В каких системах «1С» доступны отчёты по закупкам
Кратко обобщим доступность отчётов в разных конфигурациях:
| Отчёт | «1С: Закупки» | «1С:Бухгалтерия» | «1С:Управление торговлей (УТ)» | «1С:ERP» |
|---|---|---|---|---|
| Анализ закупок | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Ведомость по поступлениям товаров | ✅ | ✅ (через складские отчёты) | ✅ | ✅ |
| Задолженность поставщикам | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Сравнение цен поставщиков | ✅ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Исполнение заказов поставщикам | ✅ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Планирование закупок | ✅ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Динамика цен на закупаемые товары | ✅ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Эффективность работы с поставщиками | ✅ | ❌ | (через доработки) | ✅ |
Как использовать отчёты для принятия решений
Чтобы отчётность действительно помогала в управлении, важно не просто формировать отчёты, но и правильно их интерпретировать:
- Регулярность. Отчёты лучше формировать с определённой периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально) для отслеживания динамики.
- Сравнение с планом. Сопоставляйте фактические данные с плановыми показателями закупок.
- Анализ трендов. Обращайте внимание на изменения показателей во времени — это поможет прогнозировать будущие потребности.
- Сегментация данных. Разделяйте отчёты по категориям: по номенклатуре, поставщикам, подразделениям — для точечного анализа.
- Автоматизация. Настройте рассылку ключевых отчётов на почту ответственным лицам, чтобы информация всегда была под рукой.
Советы по настройке отчётов
Чтобы отчёты были максимально полезными, настройте их под конкретные задачи компании:
- Добавьте нужные аналитики (например, по менеджерам, договорам, проектам).
- Настройте фильтры для быстрого отбора данных (по периодам, группам номенклатуры, статусам заказов).
- Измените формат вывода — добавьте графики и диаграммы для наглядности.
- Сохраните настроенные варианты отчётов как шаблоны для регулярного использования.
- Ограничьте доступ к отчётам с конфиденциальной информацией, если это необходимо.
Заключение
Отчётность по закупкам в «1С» — мощный инструмент для контроля и оптимизации закупочной деятельности. Руководителю важно регулярно анализировать ключевые отчёты: от «Анализа закупок» до «Эффективности работы с поставщиками».
Разные конфигурации «1С» предлагают разный набор отчётов:
- «1С:Закупки» — специализированный модуль, который обеспечивает полный комплекс отчётов для управления закупками и оценки эффективности поставщиков.
- «1С:Бухгалтерия» — базовый набор для учёта и контроля расчётов.
- «1С:Управление торговлей» — расширенные возможности анализа и планирования закупок.
- «1С:ERP» — полный комплекс отчётов для управления закупками и оценки эффективности поставщиков.
Грамотное использование отчётности позволяет сократить затраты, минимизировать риски и выстроить эффективную закупочную политику компании.
Остались вопросы?