Введение
С 2023 года в России поэтапно внедряется система электронных перевозочных документов (ЭПД). В 2026 году действие Федерального закона от 06.03.2022 № 140‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (далее — 140‑ФЗ) достигает полного охвата. Разберём, какие документы обязательны в электронном виде и кому нужно подготовиться.
Какие документы переводятся в электронный формат
Согласно 140‑ФЗ, в 2026 году обязательному электронному оформлению подлежат:
- Электронная транспортная накладная (ЭТН) — основной документ для автомобильных перевозок.
- Электронный заказ‑наряд — для перевозок по заказу (например, такси, аренда транспорта).
- Электронная сопроводительная ведомость — при передаче груза между звеньями логистической цепи.
- Электронный договор фрахтования — для аренды транспортных средств с экипажем.
- Электронные путевые листы — для учёта работы водителя и транспортного средства.
Важно: бумажные аналоги этих документов в указанных случаях не имеют юридической силы.
В каких случаях ЭПД обязательны в 2026 году
Обязательность ЭПД зависит от вида перевозки и категории участников:
- Автомобильные грузоперевозки (включая смешанные): ЭПД обязательны для всех юридических лиц и ИП, осуществляющих коммерческие перевозки.
- Перевозки пассажиров по заказу (такси, чартерные рейсы): электронный заказ‑наряд обязателен для агрегаторов и перевозчиков.
- Внутригородские и межрегиональные перевозки: ЭПД требуются при участии в системе ГИС ЭПД (Государственная информационная система электронных перевозочных документов).
- Логистические операторы: все посредники, оформляющие перевозку, обязаны использовать ЭПД.
Исключения: когда можно работать с бумажными документами
Закон предусматривает ряд исключений:
- Перевозки для собственных нужд (без коммерческой цели), если транспорт не арендован.
- Международные перевозки (если иное не предусмотрено международными договорами РФ).
- Аварийные и чрезвычайные ситуации, когда техническая возможность формирования ЭПД отсутствует.
- Отдельные категории грузов (например, некоторые виды опасных грузов с особыми требованиями).
- Перевозки физлиц без статуса ИП, если они не осуществляют предпринимательскую деятельность.
Примечание: исключения должны быть документально подтверждены (например, служебным заданием для перевозок «для собственных нужд»).
Как перейти на ЭПД: пошаговая инструкция
Чтобы избежать штрафов и приостановки перевозок, выполните следующие шаги:
- Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП)
- Для руководителя и ответственных сотрудников.
- Сертификат должен быть выдан аккредитованным удостоверяющим центром.
- Подключите доступ к ГИС ЭПД
- Через портал «Госуслуги» (требуется подтверждённая учётная запись юрлица).
- Выберите оператора информационных систем, интегрированного с ГИС ЭПД.
- Обновите программное обеспечение
- Установите ПО для формирования и подписания ЭПД (например, модули для ERP, TMS).
- Проверьте совместимость с XML‑схемами, утверждёнными Минтрансом.
- Обучите персонал
- Проведите тренинги по заполнению ЭПД, работе с КЭП и ГИС ЭПД.
- Назначьте ответственных за контроль корректности документов.
- Протестируйте процесс
- Запустите пилотный проект на 1–2 маршрутах.
- Убедитесь, что документы проходят автоматическую проверку в ГИС ЭПД.
Ответственность за нарушения
Несоблюдение требований 140‑ФЗ влечёт:
- Административные штрафы (ст. 12.21.1 КоАП РФ):
- для должностных лиц — от 15 000 до 25 000 руб.;
- для юрлиц — от 200 000 до 300 000 руб.
- Приостановку перевозок до устранения нарушений.
- Отказ в возмещении НДС при отсутствии ЭПД (для плательщиков НДС).
Частые вопросы
Вопрос: Можно ли параллельно использовать бумажные и электронные документы?
Ответ: Нет. Для обязательных случаев закон требует исключительно ЭПД. Бумажные аналоги не признаются.
Вопрос: Что делать, если система ГИС ЭПД временно недоступна?
Ответ: В случае технического сбоя допускается оформление бумажного документа с последующим переводом в электронный формат в течение 24 часов после восстановления системы.
Вопрос: Нужно ли переводить в ЭПД архивные документы за 2025 год?
Ответ: Нет. Требование распространяется только на перевозки, осуществлённые после вступления норм в силу.
Вывод
В 2026 году электронные перевозочные документы (ЭПД) обязательны для большинства коммерческих перевозок. Ключевые моменты:
- ЭПД оформляются через ГИС ЭПД с использованием КЭП.
- Исключения строго регламентированы и требуют обоснования.
- Несоблюдение правил грозит штрафами и остановкой деятельности.
Рекомендация: начните переход на ЭПД уже сейчас — проверьте готовность IT‑инфраструктуры, обучите сотрудников и протестируйте процессы. Это позволит избежать рисков и оптимизировать логистику в новых условиях.