Закупочная подсистема внутри «1С:ERP. Управление холдингом» решает задачи централизованного сбора потребностей бизнес-единиц и их обеспечения в зависимости от выбранной модели — единой или распределенной. В ее функции входит проведение заявочных кампаний, прием данных из внешних источников, консолидация и нормализация полученной информации.
Платформа позволяет гибко определять источники пополнения запасов, автоматизировать закупочные процессы, формирование договоров и контроль их исполнения. Особенность продукта – адаптация к группам компаний, чьи дочерние общества работают на разных учетных платформах.
1. Создание Плана закупок (ввод потребностей)
Пользователь формирует План закупок, в котором указывает услуги или материалы, которые необходимо закупить. Также можно указать сроки и плановую стоимость закупаемых услуг и материалов, и бюджетные аналитики.
Для планов также можно запланировать согласование в рамках определенных бюджетов. Т.е. в случае, если пользователь превышает ранее запланированный бюджет, то такой План закупок не будет согласован.
Также, документ “План закупок” имеет встроенный типовой функционал заполнения табличной части “Товары”:
- по формуле
- по источника
- по дефициту
- из внешнего файла
2. Формирование и согласование Закупочной процедуры
Функционал позволяет автоматизировать следующие функции закупок:
- Формирование закупочной процедуры на основании потребностей (заявки и лоты)
- Заполнение из шаблона
- Выбор способа закупки, метода оценки (по цене или по настраиваемым критериям), типа процедуры (лотовая, попозиционная)
- Возможность управления этапами закупочной процедуры (ввод стадий закупочной процедуры)
- Обмен данными с ЕИС (для 223-ФЗ)
- Выбор ЭТП и способа выбора поставщика (в 1С или на ЭТП)
- Введение списка участников закупки и указание детальных условий к ним
Закупчная процедура может быть создана из раздела журнала документов “Закупочные процедуры” или на основании документа “Строка плана закупок”
*«Строка плана закупок» — это документ, который фиксирует одну запланированную закупку: что, в каком объёме и когда нужно приобрести. По сути, это строительный блок, из которых складывается общий план закупок организации.
3. Создание Лотов
Документ содержит требования к закупке однотипной продукции (товаров, работ, услуг) с целью проведения торгов и приобретение продукции по оптимальной цене в соответствии с четко установленными критериями и может создаваться только из документа “Закупочная процедура”.
Процесс выглядит так:
- В карточке процедуры переходим в раздел «Лоты» → «Добавить лот».
- Выбираем «Потребности» → «Подбор из потребностей».
- Заполняем информацию о Лоте
- Проводим документ “Лоты”
*При создании Закупочной процедуры из документа “Строка плана закупок” Лоты формируются автоматически.
4. Создание Закупочной документации
Следующий шаг — подготовка закупочной документации документации. Система позволяет создать следующие виды закупочной документации:
- Извещение о закупках
- Техническое задание
- Протокол выбора победителя
- Проект договора
В разделе «Закупочная документация» выбираем «Создать закупочную документацию». Выбираем вид документа и загружаем файл — либо готовый, либо сформированный по шаблону, используя макет.
5. Регистрация предложения участников закупки
Документ “Предложение участника” предназначен для регистрации коммерческих предложений участника по лоту закупочной процедуры/предложений для попозиционного и зонтичного вида закупки.
Предложения могут вводиться в ручную (из формы закупочной процедуры на основании лота (закладка “Лоты”) по кнопке Ввод на основании – Предложения участника) или загружаться в систему путем интеграции с ЭТП.
6. Выбор победителя и оформление протокола
Документ “Протокол выбора победителей” (Закупочная процедура→ создать на основании → Протокол выбора победителя) предназначен для:
- регистрации результат работы закупочной комиссии (состоялась успешно, переторжка, не состоялась)
- Управления договорами закупки: На основании данных протокола система автоматически формирует договоры с победителями (в том числе, при попозиционной закупке – с каждым поставщиком отдельно)
- Размещения на ЕИС
- Контроль бюджета при проведении
7. Формирование договоров с победителями
Договор с поставщиком вводится из рабочего места “Управление договорами закупки” документа “Протокол выбора победителей”:
Рабочее место позволяет автоматизировать следующие функции закупок:
- Автоматическое формирование договоров с победителями (в том числе, при попозиционной закупке – с каждым поставщиком отдельно)
- Автоматическое заполнение реквизитов договора с победителем
- Пересчет графика поставок по данным протокола выбора победителей
- Контроль бюджета при проведении
Данный кейс наглядно иллюстрирует, как сквозная автоматизация соединяет разрозненные этапы закупки в единое целое:
План закупок → Закупочная процедура → Лоты →Документация → Согласование → Прием предложений → Выбор победителя → Договор