В 1С:УНФ есть удобная функция автоматического заполнения реквизитов контрагента по ИНН — она экономит время и снижает риск ошибок при вводе данных. Разберём, как ею пользоваться.
Условия работы функции
Автозаполнение работает:
- в облачной версии программы — доступ к сервису предоставляется автоматически;
- в локальной версии — требуется подключение интернет‑поддержки и доступ к сервисам ИТС.
Пошаговая инструкция
Вариант 1. Создание клиента через справочник «Клиенты»
- Перейдите в раздел «Продажи» → откройте справочник «Клиенты».
- Нажмите кнопку «Создать».
- В поле «ИНН» введите номер налогоплательщика.
- После ввода:
- нажмите кнопку «Заполнить по ИНН»;
- либо перейдите к следующему полю, нажав Enter.
- Если ИНН корректен и сведения есть в ЕГРЮЛ/ЕГРИП, система автоматически заполнит:
- для юридического лица:
- КПП;
- краткое и полное наименование;
- юридический адрес;
- данные руководителя (создаётся контактное лицо);
- телефон (при наличии в реестре);
- для ИП или физического лица:
- краткое и полное наименование.
- для юридического лица:
- Проверьте и при необходимости дополните данные вручную (например, добавьте дополнительные контакты или адреса доставки).
- Нажмите «Записать и закрыть» для сохранения карточки клиента.
Вариант 2. Создание клиента из документа
Функцию автозаполнения можно использовать прямо из документов (счёта, заказа и т. д.):
- Откройте нужный документ (например, «Счёт на оплату»).
- В поле выбора контрагента введите ИНН вместо наименования.
- Если клиента с таким ИНН нет в базе, программа предложит создать нового.
- Нажмите «Создать» — откроется форма с уже заполненными данными из реестра.
- При необходимости внесите правки и сохраните карточку.
Что делать, если данные не заполнились
Если после ввода ИНН информация не подгрузилась, возможны следующие причины:
- Неверный ИНН — проверьте номер на опечатки.
- Контрагент отсутствует в базе ФНС — организация/ИП не зарегистрирована в ЕГРН.
- Деятельность прекращена — статус контрагента в реестре не является действующим (в т. ч. изменён КПП).
- Проблемы с интернет‑соединением или сервисом — убедитесь, что подключена интернет‑поддержка и нет технических работ на стороне ФНС.
В таких случаях реквизиты придётся заполнить вручную. Программа выделит «проблемные» поля красным или серым цветом — это сигнал для дополнительной проверки.
Преимущества автозаполнения
Использование функции даёт ряд преимуществ:
- Экономия времени — не нужно вводить десятки полей вручную.
- Актуальность данных — информация берётся напрямую из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
- Снижение ошибок — исключается человеческий фактор при вводе ИНН, КПП, адресов.
- Быстрая проверка контрагента — сервис ФНС сразу показывает статус организации (действующая/недействующая).
Важные нюансы
- Данные из реестра носят справочный характер — всегда сверяйте их с оригиналами документов (договорами, выписками).
- Информация в ЕГРЮЛ/ЕГРИП может обновляться с задержкой — для критически важных сделок запрашивайте свежую выписку.
- При изменении реквизитов контрагента (например, адреса) обновите данные в 1С вручную либо повторно используйте автозаполнение.
Теперь вы можете быстро добавлять новых клиентов в 1С:УНФ, используя ИНН. Эта функция особенно полезна при работе с большим количеством контрагентов — она упрощает учёт и помогает поддерживать базу данных в актуальном состоянии.
Остались вопросы?