Шаг 1. Подготовка к закрытию месяца
Перед запуском процедуры убедитесь, что выполнены все предварительные действия:
- Внесены все первичные документы за период:
- документы поступления товаров и услуг;
- реализации (продажи);
- возвраты товаров;
- перемещения между складами;
- инвентаризации и списания.
- Проведены все банковские и кассовые операции.
- Сверены взаиморасчёты с контрагентами.
- Выполнены необходимые корректировки данных (если были выявлены ошибки).
- Создана резервная копия базы данных — это критически важно на случай непредвиденных ситуаций.
- Проверены остатки товаров на складах — убедитесь, что нет отрицательных остатков.
Шаг 2. Запуск процедуры закрытия месяца в 1С:УТ
- Перейдите в раздел «Финансовый результат и контроллинг» → «Закрытие месяца».
- Выберите нужный месяц и организацию.
- В открывшемся окне вы увидите список операций, которые необходимо выполнить. Программа автоматически определит, какие из них обязательны для выполнения.
- Нажмите «Выполнить операции» или «Выполнить всё» — система начнёт последовательное выполнение регламентных операций.
Что происходит при закрытии месяца:
- расчёт себестоимости товаров;
- распределение дополнительных расходов;
- закрытие затратных счетов;
- формирование финансового результата;
- актуализация данных по взаиморасчётам;
- расчёт резервов и переоценка валютных остатков (при наличии).
Шаг 3. Устранение типичных ошибок
Ошибка 1. Не рассчитывается себестоимость товаров
- Причина: отсутствие данных о поступлении товаров, некорректные даты документов, незаполненные номенклатурные группы.
- Решение:
- проверьте хронологию документов поступления и реализации;
- убедитесь, что все документы проведены;
- проверьте правильность указания номенклатурных групп;
- проанализируйте отчёт «Ведомость по товарам на складах».
Ошибка 2. Отрицательные остатки товаров
- Причина: ошибки ввода данных, нарушение последовательности проведения документов, неучтённые перемещения.
- Решение:
- сформируйте отчёт «Остатки товаров»;
- найдите позиции с отрицательными остатками;
- проверьте цепочку документов по этим позициям;
- перепроведите документы в правильной последовательности;
- при необходимости внесите корректировки через документ «Корректировка остатков».
Ошибка 3. Не распределяются дополнительные расходы
- Причина: некорректно настроены правила распределения, отсутствуют базы распределения.
- Решение:
- перейдите в «Настройки и справочники» → «Правила распределения расходов»;
- проверьте настройки распределения (по количеству, стоимости, весу и т. д.);
- убедитесь, что база распределения актуальна.
Ошибка 4. Несоответствие данных по взаиморасчётам
- Причина: не проведены акты сверки, ошибки ввода документов оплаты, расхождения с контрагентами.
- Решение:
- выполните сверку взаиморасчётов с контрагентами;
- используйте отчёт «Взаиморасчёты с контрагентами»;
- исправьте ошибки ввода, перепроведите документы оплаты и реализации.
Ошибка 5. Ошибки при расчёте НДС
- Причина: некорректное заполнение счетов-фактур, ошибки в настройках учёта НДС.
- Решение:
- проверьте корректность заполнения счетов-фактур;
- убедитесь, что ставки НДС указаны правильно;
- используйте помощник по учёту НДС для проверки данных.
Шаг 4. Проверка корректности расчёта себестоимости
После выполнения закрытия месяца проведите комплексную проверку:
- Отчёт «Себестоимость товаров»:
- перейдите в «Отчёты» → «Финансовый результат» → «Себестоимость товаров»;
- проанализируйте данные по каждой номенклатурной позиции;
- сравните с плановыми показателями.
- Анализ дополнительных расходов:
- используйте отчёт «Анализ дополнительных расходов»;
- проверьте правильность распределения по партиям товаров.
- Сверка остатков и оборотов:
- сформируйте «Оборотно‑сальдовую ведомость по счёту 41»;
- сопоставьте данные с отчётом «Ведомость по товарам на складах»;
- выявите и устраните расхождения.
- Проверка финансового результата:
- сформируйте отчёт «Валовая прибыль»;
- проанализируйте маржинальность по номенклатуре и группам товаров.
Шаг 5. Финальная проверка и завершение
- Сформируйте полный комплект отчётности за период:
- оборотно‑сальдовая ведомость;
- отчёт о прибылях и убытках;
- анализ движения денежных средств.
- Проверьте корректность закрытия счетов — убедитесь, что затратные счета закрыты, а финансовый результат сформирован.
- Зафиксируйте закрытие месяца: установите дату запрета редактирования для прошедшего периода.
- Сохраните протоколы выполнения операций — они пригодятся для аудита и анализа.
Полезные советы
- Используйте предварительное закрытие месяца для оперативной оценки финансового результата и себестоимости.
- Настройте автоматические проверки перед закрытием (например, контроль отрицательных остатков и непроведённых документов).
- Регулярно обновляйте конфигурацию 1С:УТ — новые версии содержат исправления ошибок и улучшения алгоритмов расчёта.
- Обучите сотрудников правильному вводу первичных документов — это снизит количество ошибок на этапе закрытия месяца.
- Ведите журнал закрытия месяцев с фиксацией выполненных операций и обнаруженных проблем — это поможет быстро выявлять повторяющиеся ошибки.
- Используйте механизм версионирования — он позволит отслеживать изменения в данных и при необходимости возвращаться к предыдущим версиям.
Остались вопросы?