Переход на обмен электронными перевозочными документами (ЭПД) регулируется рядом законодательных актов и имеет чёткие сроки. Жизненный цикл электронной транспортной накладной (ЭТрН) включает несколько этапов подписания участниками перевозки, а в процессе оформления ЭПД участвуют различные роли.
Нормативная база
Ключевые законодательные акты, регулирующие переход на ЭПД:
- Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Внёс изменения в Федеральный закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». Устанавливает обязательность оформления экспедиторских документов и транспортных накладных в электронной форме с 1 сентября 2026 года.
173 - Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931. Утверждает правила обмена электронными перевозочными документами и сведениями, содержащимися в них, между участниками информационного взаимодействия. Регламентирует направление ЭПД в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
1 - Приказ ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. Утверждает форматы ЭТрН, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда.
113 - Федеральный закон от 29.05.2024 № 102-ФЗ. Признаёт ЭПД равноценными бумажным документам.
7 - Федеральный закон от 03.04.2023 № 108-ФЗ. Вводит обязательность электронных сопроводительных документов для перевозки алкоголя (вступил в силу с 1 марта 2026 года).
7
Также изменения внесены в Устав автомобильного транспорта (ФЗ № 259-ФЗ), Воздушный кодекс и Устав железнодорожного транспорта. 2
Сроки перехода
С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы становятся обязательными для всех участников грузоперевозок (грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей, экспедиторов) независимо от вида транспорта (автомобильный, железнодорожный, авиационный и др.). Бумажная форма будет разрешена только в исключительных случаях, которые определит Минтранс России. 167
До этой даты действует переходный период — компании могут работать как в бумажном, так и в электронном формате.
Жизненный цикл ЭТрН
Электронная транспортная накладная проходит несколько этапов подписания участниками перевозки:
- Титул 1 (Оформление). Создаёт грузоотправитель. Вносит данные о грузе, маршруте, участниках. Подписывает своей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
- Титул 2 (Погрузка). Подтверждает перевозчик (водитель). Сверяет фактический груз с заявленным, фиксирует дату и время принятия груза, подписывает. Водитель может использовать простую электронную подпись с последующим подписанием УКЭП компании.
- Титул 3 (Приёмка). Подписывает грузополучатель. Подтверждает, что груз доставлен, проверен, принят. Фиксирует возможные замечания.
- Титул 4 (Разгрузка/Выдача груза). Завершает перевозчик (водитель). Подтверждает, что груз передан получателю, обязательства выполнены.
Процесс создания и хранения ЭТрН:
- Документ формируется в учётной системе (например, 1С) или в личном кабинете оператора ЭДО.
- После каждого подписания информация по документу уходит в ГИС ЭПД.
- ЭПД хранится у оператора ЭДО, в ГИС ЭПД и в учётной системе компании. Срок хранения — не менее 3 лет (как и для бумажных документов).
Роли при оформлении ЭПД
Основные роли участников:
- Грузоотправитель — инициирует создание ЭПД, заполняет исходные данные.
- Грузоперевозчик — подтверждает приём груза, фиксирует данные о транспортировке.
- Грузополучатель — подписывает документ на этапе приёмки груза, фиксирует результат (принят/не принят).
- Экспедитор — участвует в процессе, если привлечён для организации перевозки. Может не указываться в ЭТрН, если выступает в качестве заказчика.
- Фрахтовщик и фрахтователь — участвуют при оформлении электронного заказ-наряда.
Также в процессе могут участвовать оператор ЭДО (обеспечивает обмен документами между участниками) и аккредитованный оператор ИС ЭПД (передаёт данные в ГИС ЭПД).
Для работы с ЭПД участникам необходимо иметь усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись (УКЭП/УНЭП). Если титулы подписывает сотрудник, ему также требуется машиночитаемая доверенность (МЧД) для подтверждения полномочий.
Разберу пошагово, как оформить электронные перевозочные документы (ЭПД) в 1С:Управление торговлей (УТ).
Подготовка к работе
Перед оформлением ЭПД нужно выполнить следующие шаги:
- Подключить сервис 1С‑ЭДО — без него обмен электронными документами невозможен.
- Оформить квалифицированные электронные подписи (УКЭП) для сотрудников, которые будут подписывать документы. Это можно сделать через сервис «1С‑Подпись».
- Договориться с контрагентами об обмене ЭПД и отправить им приглашения к обмену через 1С‑ЭДО.
- Обеспечить сотрудников (водителей, логистов и т. д.) устройствами с доступом в интернет для работы с ЭПД.
- Выбрать тариф 1С‑ЭПД. Доступны:
- бесплатный старт с постоплатой 7 руб. за документ;
- предоплаченные тарифы (от 6 руб. до 2,5 руб. за документ в зависимости от объёма).
Настройка обмена ЭПД в 1С:УТ
- Перейдите в раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Настройки ЭДО».
- Найдите нужного контрагента и откройте его настройки двойным кликом.
- В настройках отправки документов установите галочки для нужных видов ЭПД:
- электронная транспортная накладная (ЭТрН);
- электронный путевой лист;
- электронный заказ‑наряд;
- электронная сопроводительная ведомость и т. д.
- Повторите настройку для всех контрагентов, с которыми планируете обмен ЭПД.
Создание электронной транспортной накладной (ЭТрН)
Если вы грузоотправитель, действуйте так:
- Перейдите в раздел «Продажи» → «Электронные перевозочные документы».
- В списке ЭПД нажмите «Создать» → выберите «Электронная транспортная накладная».
- Заполните форму. Обязательные поля отмечены красным цветом. Укажите:
- дату документа;
- контрагента‑отправителя груза;
- адрес погрузки;
- организацию‑получателя груза;
- адрес доставки;
- данные о грузе (наименование, количество, масса, стоимость и т. д.);
- информацию о перевозчике, водителе, транспортном средстве.
- Проверьте заполненные данные. Программа автоматически подтянет часть информации из учётной системы.
- Нажмите «Подписать КЭП» и выберите сертификат электронной подписи.
- Нажмите «Отправить в ГИС ЭПД». Документ отправится оператору ЭДО и в государственную информационную систему.
Дальнейший обмен ЭТрН между участниками
После отправки ЭТрН процесс проходит несколько этапов:
- Подтверждение перевозки перевозчиком:
- перевозчик получает накладную и проверяет данные;
- если замечаний нет, подтверждает приём груза (переключатель «Без замечаний»);
- при несоответствиях (время прибытия, состояние груза и т. д.) подтверждает с замечаниями (переключатель «Есть замечания»);
- для отказа от перевозки или корректировки данных использует кнопку «Отказаться от перевозки».
- Приёмка груза грузополучателем:
- после приёмки груза грузополучатель фиксирует результат переключателем «Принят»;
- отправляет подтверждение всем участникам перевозки.
- Завершение перевозки:
- перевозчик отправляет информацию о полной или частичной выгрузке груза;
- участники могут формировать дополнительные документы: о переадресовке, замене водителя/транспортного средства и т. д.
- Фиксация статусов:
- статус «В пути» — после отправки документа;
- статус «Доставлена» — после подписания грузополучателем;
- система автоматически создаёт УПД (унифицированный передаточный документ) с номером ЭТрН.
Работа с другими видами ЭПД
Аналогичным образом оформляются:
- Электронный путевой лист — содержит данные о водителе, транспортном средстве, маршруте, медосмотре и техосмотре.
- Электронный заказ‑наряд — фиксирует условия фрахтования транспорта.
- Электронная сопроводительная ведомость — используется при перевозке контейнеров («порожняк» и гружёные).
Контроль и хранение ЭПД
- Отслеживание статусов — в интерфейсе 1С можно видеть, кто подписал документ, а от кого ожидается подтверждение.
- Хранение — ЭПД хранятся:
- у оператора ЭДО;
- в ГИС ЭПД;
- в учётной системе компании (не менее 3 лет).
- Мобильное приложение 1С‑ЭПД (Android/iOS) — водители и другие участники перевозки могут работать с документами со смартфона (предъявлять QR‑код инспектору ГИБДД, фиксировать приём/передачу груза, загружать фото и т. д.).
Важные нюансы
- Роуминг — сервис 1С‑ЭПД поддерживает обмен с контрагентами, использующими другие сервисы ЭДО.
- QR‑код — водитель может показывать инспектору ГИБДД QR‑код из мобильного приложения вместо бумажных документов.
- Бумажный экземпляр — если ЭТрН является первичным учётным документом, сформируйте четвёртый экземпляр на бумаге для грузоотправителя.
- Обучение сотрудников — проведите инструктаж для логистов, водителей, бухгалтеров и других участников процесса.
Остались вопросы?
