О компании
Компания занимается серийным производством металлоизделий. Ключевая задача — поддерживать бесперебойный производственный процесс, своевременно закупая сырьё и комплектующие. До недавнего времени для учёта и планирования закупок использовали Excel, что со временем стало серьёзно ограничивать возможности бизнеса.
Как было
На начальных этапах развития компании для учёта закупок и планирования потребностей использовали таблицы Excel. Поначалу такой подход казался удобным: можно было быстро вносить данные, рассчитывать потребности, формировать простые отчёты. Однако по мере роста объёмов производства стали очевидны серьёзные недостатки:
- Риск ошибок. Ручное внесение данных и сложные формулы приводили к неточностям в расчётах потребностей и бюджетах.
- Отсутствие актуальной информации о запасах. Данные о наличии материалов на складах приходилось регулярно актуализировать вручную, из‑за чего часто возникали расхождения.
- Сложности с согласованием заявок. Процесс согласования заявок на закупку был децентрализованным, не было единой системы контроля исполнения.
- Неэффективное управление партиями поставок. Не было инструмента для оптимального расчёта размера партий, что приводило к избыточным или недостаточным закупкам.
- Трудоёмкость формирования закупочных лотов. Подготовка документации для тендеров занимала много времени, а согласование с закупочной комиссией было непрозрачным.
- Проблемы с интеграцией с электронными торговыми площадками (ЭТП). Обмен данными с ЭТП требовал ручного ввода, что увеличивало сроки проведения закупок.
- Отсутствие формализованного учёта результатов закупок. Протоколы выбора победителей оформлялись отдельно, вне общей системы учёта.
Всё это приводило к простоям производства из‑за нехватки материалов, перерасходу бюджета на закупки и снижению конкурентоспособности компании.
Что мы сделали
Для решения накопившихся проблем компания приняла решение перейти на специализированное решение — «1С:Закупки». Главная цель — выстроить сквозной автоматизированный процесс от планирования потребностей до выбора поставщиков и оформления закупок.
В рамках проекта реализовали следующие направления автоматизации:
- Автоматизировали планирование потребностей для целей производства с учётом запасов на складах. Система в реальном времени анализирует текущие запасы, производственные планы и автоматически рассчитывает потребность в сырье и комплектующих. Это исключило ошибки ручного расчёта и обеспечило точное планирование закупок.
- Настроили процесс согласования заявок на закупку с контролем бюджетов. Теперь каждая заявка проходит формализованный маршрут согласований внутри компании. Система контролирует соответствие заявок утверждённым бюджетам, отправляя уведомления в почту и телеграм ответственным сотрудникам для необходимости согласования заявок.
- Внедрили учёт размера партий поставок. «1С:Закупки» позволяет настроить размер закупаемых партий с учётом логистических затрат, складских мощностей и потребностей производства. Это снизило издержки и сократило объёмы неликвидов на складах.
- Настроили формирование лотов на закупку и их согласование с закупочной комиссией. Система автоматизировала подготовку документации для тендеров: формирует лоты, рассчитывает начальную максимальную цену контракта, собирает необходимые данные. Согласование с закупочной комиссией ведётся внутри системы — с фиксацией всех решений и комментариев.
- Обеспечили интеграцию с ЭТП «B2B». Настроили автоматический обмен данными между «1С:Закупки» и электронной торговой площадкой: отправка извещений о закупках, приём заявок от поставщиков, контроль сроков подачи предложений. Это сократило время проведения закупок и снизило риск технических ошибок.
- Автоматизировали формирование протоколов выбора победителей. После завершения закупочной процедуры система автоматически формирует протокол с результатами закупочной процедуры, фиксирует выбранного поставщика и передаёт данные для дальнейшего оформления договора и заказа.
Параллельно провели обучение сотрудников, адаптировали бизнес-процессы под новую систему и выполнили миграцию исторических данных из Excel.
Как стало
После перехода на «1С:Закупки» работа отдела закупок и смежных подразделений кардинально изменилась:
- Повысилась точность планирования потребностей. Система учитывает актуальные запасы, производственную программу и сроки поставок, исключая ошибки ручного расчёта.
- Ускорился процесс согласования заявок. Формализованный маршрут согласований и автоматические уведомления сократили сроки утверждения закупок.
- Оптимизировались затраты на закупки. Расчёт оптимального размера партий и конкурентные закупки через ЭТП снизили закупочные цены и сократили издержки на хранение.
- Обеспечилась прозрачность закупочных процедур. Все этапы — от формирования лота до выбора победителя — фиксируются в системе, что повысило подотчётность и снизило риски нарушений.
- Сократились сроки проведения закупок. Интеграция с ЭТП автоматизировала обмен данными, ускорив размещение закупок и приём заявок.
- Улучшилась координация между подразделениями. Единая информационная среда объединила отдел закупок, склад, производство и бухгалтерию — все работают с актуальными данными.
- Упростилась подготовка отчётности. Система генерирует аналитические отчёты по закупкам, остаткам, исполнению бюджета — руководство оперативно получает полную картину.
В результате компания:
- исключила простои производства из‑за нехватки материалов;
- снизила закупочные цены благодаря конкурентным процедурам;
- сократила складские издержки за счёт оптимизации партий поставок;
- повысила эффективность работы отдела закупок — сотрудники освободились от рутинных операций и сосредоточились на стратегическом управлении закупками;
- обеспечила полное соответствие закупочной деятельности нормативным требованиям;
- получила инструмент для долгосрочного планирования потребностей производства с учётом складских остатков и бюджета.
- Сотрудники отмечают, что работа стала значительно удобнее: больше не нужно переключаться между разными системами и таблицами, все данные и процессы сосредоточены в едином интерфейсе. Руководство получило надёжный инструмент для контроля и анализа закупочной деятельности.