О компании
Компания специализируется на строительстве коммерческих и жилых объектов. Масштаб проектов требует регулярного закупа большого объёма стройматериалов, оборудования и сопутствующих товаров. Ключевая задача — обеспечить своевременное и экономически эффективное снабжение стройплощадок, соблюдая жёсткие сроки строительства и контролируя бюджеты проектов.
Как было
До внедрения комплексной системы автоматизации закупочные процессы строились на разрозненных инструментах:
- планирование потребностей осуществлялось в Excel с опорой на приблизительные оценки — часто возникали ошибки в расчётах, не учитывались актуальные остатки на складах;
- согласование заявок на закупку велось через электронную почту и бумажные документы, что затягивало процесс и приводило к потере версий документов;
- контроль бюджетов был формальным: фактические расходы часто превышали плановые из‑за отсутствия оперативной связи между планированием и закупками;
- формирование закупочных лотов и работа с поставщиками выполнялись вручную, что увеличивало сроки проведения тендеров;
- обмен данными с электронной торговой площадкой (ЭТП) требовал ручного ввода — сотрудники тратили много времени на дублирование информации, повышался риск ошибок;
- протоколы выбора победителей оформлялись отдельно, вне общей системы учёта, что осложняло дальнейший контроль исполнения договоров.
Из‑за этого компания сталкивалась с простоями на стройплощадках из‑за нехватки материалов, перерасходом бюджета и сложностями в отчётности.
Что мы сделали
Цель проекта — создать сквозной автоматизированный процесс закупок: от планирования потребностей до выбора поставщиков и контроля исполнения договоров, интегрировав учётную систему «1С» с ЭТП B2B.
В рамках проекта реализовали следующие решения:
- Автоматизировали планирование потребностей для целей строительства с учётом запасов на складах. Система «1С» в реальном времени анализирует текущие остатки стройматериалов, график строительных работ и автоматически формирует расчёт потребности в материалах. Это исключило ошибки ручного планирования и обеспечило точное соответствие закупок реальным нуждам стройки.
- Настроили процесс согласования заявок на закупку с контролем бюджетов. Каждая заявка теперь проходит формализованный маршрут согласований внутри компании. Система автоматически проверяет соответствие заявок утверждённым лимитам и отправляет уведомления ответственным лицам при превышении бюджета.
- Внедрили учёт размера партий поставок. Решение позволило оптимизировать объёмы закупаемых партий с учётом особенностей логистики, складских мощностей и графика строительства. Это снизило издержки и сократило объёмы неликвидов на складах.
- Организовали формирование лотов на закупку и их согласование с закупочной комиссией. «1С» автоматизировала подготовку документации: формирует лоты, рассчитывает начальную максимальную цену контракта, собирает необходимые данные. Все решения закупочной комиссии фиксируются в системе с историей изменений и комментариями.
- Обеспечили интеграцию «1С» с ЭТП B2B. Настроили автоматический двусторонний обмен данными: отправка извещений о закупках, приём заявок от поставщиков, контроль сроков подачи предложений, загрузка протоколов торгов. Это сократило время проведения закупок и исключило ошибки ручного ввода.
- Автоматизировали формирование протоколов выбора победителей. После завершения закупочной процедуры система автоматически создаёт протокол с результатами торгов, фиксирует выбранного поставщика и передаёт данные для оформления договора и заказа.
Параллельно провели обучение сотрудников, адаптировали внутренние регламенты под новый цифровой процесс и выполнили миграцию исторических данных.
Как стало
После интеграции «1С» с ЭТП B2B закупочная деятельность компании вышла на качественно новый уровень:
- Сократились сроки закупки стройматериалов. Автоматизация документооборота и прямой обмен данными с ЭТП ускорили размещение закупок, приём и анализ предложений от поставщиков.
- Повысилась точность планирования и исполнения бюджета. Система учитывает актуальные остатки на складах и автоматически контролирует соответствие закупок утверждённым лимитам.
- Обеспечилась прозрачность и подотчётность закупочных процедур. Все этапы — от формирования потребности до выбора поставщика и заключения договора — зафиксированы в единой системе. Руководство оперативно получает полную картину закупочной деятельности.
- Оптимизировались затраты на закупки. Конкурентные процедуры на ЭТП и расчёт оптимальных партий поставок снизили закупочные цены и сократили складские издержки.
- Улучшилась координация между подразделениями. Единая информационная среда объединила отдел закупок, склад, строительные бригады и бухгалтерию — все работают с актуальными данными в реальном времени.
- Упростилась подготовка отчётности. Система автоматически формирует аналитические отчёты по закупкам, остаткам, исполнению бюджета — это экономит время сотрудников и повышает качество управленческой отчётности.
- Минимизировались риски простоев на стройплощадках. Точное планирование потребностей и автоматизированный контроль закупок обеспечили бесперебойное снабжение объектов необходимыми материалами.
В итоге компания существенно повысила эффективность закупочной деятельности, снизила финансовые и операционные риски, укрепила свои конкурентные позиции на рынке строительства.