О компании
Управляющая компания объединяет несколько производственных и коммерческих подразделений. Для обеспечения непрерывной работы требуется регулярная закупка материалов и комплектующих. Ключевая задача — оперативно обрабатывать заявки от подразделений, контролировать бюджеты и сроки исполнения заказов, избегая простоев и перерасхода средств.
Как было
До внедрения автоматизированной системы процесс обработки заявок на закупку был хаотичным и трудоёмким:
- заявки поступали через разные каналы — электронную почту, мессенджеры, сайт, но не консолидировались в едином пространстве, из‑за чего было сложно отслеживать их статус;
- наименование материалов и услуг в заявках указывались в произвольном виде, что существенно затрудняло агрегацию заявок и сопоставление с остатками на складах;
- контроль бюджета носил формальный характер: случаи превышения лимитов часто выявлялись уже после согласования закупок;
- сроки прохождения заявок по этапам согласований нигде не фиксировались — это приводило к задержкам, срыву поставок и недовольству подразделений;
- уведомления о статусе заявок отправляли вручную, что отнимало много времени у сотрудников;
- отсутствовала аналитика по срокам исполнения этапов — оптимизировать процессы было невозможно из‑за недостатка данных.
В результате компания сталкивалась с простоями из‑за нехватки материалов, перерасходом бюджета и низкой прозрачностью закупочной деятельности.
Что мы сделали
Цель проекта — создать единую цифровую среду для приёма, согласования и контроля исполнения заявок на закупку с интеграцией сайта (интернет‑магазина) и системы документооборота.
В рамках проекта реализовали комплекс решений:
- Внедрили централизованную систему приёма и сквозного отслеживания заявок. Теперь все заявки — независимо от канала поступления (сайт, почта, внутренние системы) — попадают в единую платформу. Система фиксирует каждый этап движения заявки, присваивает временные метки и позволяет в любой момент увидеть статус и историю обработки.
- Интегрировали систему с интернет‑сайтом компании. Заявки, оформленные через онлайн‑форму на сайте, автоматически поступают в систему учёта и запускают процесс согласования. Это сократило время от момента заказа до начала обработки.
- Настроили автоматизированный контроль бюджета. Система в реальном времени сверяет сумму каждой заявки с утверждённым лимитом подразделения. Если бюджет превышен, заявка отклоняется с уведомлением заявителя. При необходимости руководство может вручную согласовать такую заявку через интеграцию с системой документооборота.
- Организовали автоматическую рассылку уведомлений через Outlook. Заявители и согласующие получают мгновенные оповещения о каждом изменении статуса заявки — от поступления до оплаты и поставки. В письмах — краткая справка о текущем этапе, сроках и ответственных. Система отслеживает дедлайны и заранее предупреждает о рисках срыва сроков.
- Разработали модуль аналитики и отчётности. Система собирает данные о времени, затраченном на каждый этап обработки заявки (приём, согласование, оплата, поставка), и формирует наглядные отчёты. Руководство получает регулярную аналитику, которая помогает выявлять «узкие места» и точечно оптимизировать процессы.
Параллельно провели обучение сотрудников и актуализировали внутренние регламенты под новый цифровой формат работы.
Как стало
После внедрения интегрированной системы компания ощутила комплексный эффект:
- Полная прозрачность закупочных процессов. Все участники — от инициатора заявки до финансистов — видят актуальный статус заказа и историю его обработки в едином интерфейсе.
- Сокращение сроков согласования и исполнения заявок. Автоматизация маршрутизации, уведомлений и контроля сроков ускорила закупочные процессы и минимизировала ручные операции.
- Жёсткий, но гибкий контроль бюджета. Автоматическая блокировка заявок с превышением лимитов снижает финансовые риски, а опция ручного согласования спорных случаев сохраняет управленческую гибкость.
- Минимизация рисков срыва поставок. Отслеживание дедлайнов на каждом этапе и проактивные уведомления позволяют оперативно устранять задержки.
- Оптимизация внутренних коммуникаций. Уведомления через Outlook сократили время на ручной обмен информацией между подразделениями.
- Данные для постоянного улучшения процессов. Аналитические отчёты помогают выявлять проблемные зоны (например, затянутое согласование у конкретного отдела) и оперативно вносить корректировки.
- Централизация данных и упрощение аудита. Вся информация о заявках, закупках и исполнении контрактов хранится в единой системе — это упрощает контроль и подготовку отчётности.
Итог: компания выстроила эффективный, прозрачный и контролируемый процесс закупок, сократила издержки, повысила скорость снабжения подразделений и укрепила управляемость бизнес-процессов.